5 tips voor zakelijke videogesprekken

Momenteel werken we steeds meer vanuit huis. En dan helpen videogesprekken je persoonlijk contact te onderhouden met je businesspartners. De verschillende interactiemogelijkheden zorgen ervoor dat dit soort vergaderingen voelen als face-to-face-gesprekken. Of je nu thuis bent of op kantoor, met behulp van videogesprekken creëer je een virtuele ontmoetingsplek. devolo geeft vijf tips om ervoor te zorgen dat dit soort vergaderingen geen kwaliteitsproblemen ondervinden.

Tip 1: kies de juiste tool
Los van de huidige situatie, zijn steeds meer bedrijven afhankelijk van videogesprekken. Zoals je je misschien wel kunt voorstellen, heeft die ontwikkeling geleid tot een groter aantal beschikbare softwareoplossingen. Er is veel keuze, maar voordat je kiest is het belangrijk dat je kijkt naar de extra features. Biedt de tool ook een optie voor instant messaging of de mogelijkheid om je scherm te delen? We kennen bijvoorbeeld allemaal Skype, een tool die vooral voor niet-zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Daarnaast gebruiken veel bedrijven de Microsoft-dienst Teams, een tool die wel ontwikkeld is voor zakelijk gebruik. Deze digitale werkomgeving bevat een oproepfunctie die je onder andere de mogelijkheid biedt om je scherm te delen, een andere deelnemer de controle te geven over jouw gedeelde bestand, chatberichten te sturen, een opname te maken van de vergadering enzovoort. Verder maken Zoom en Whereby het heel gemakkelijk om een videovergadering te starten. Ze genereren een link naar de vergadering, die wordt verzonden naar de deelnemers.

Tip 2: zorg voor de juiste omstandigheden
Dat je vergadering online plaatsvindt, betekent niet dat je in je pyjama kunt deelnemen. Kleed je daarom in hetzelfde soort outfit dat je zou dragen naar een face-to-face-gesprek. En vermijd het dragen van opvallende sieraden die kunnen reflecteren. Als je een videovergadering houdt, doe dat dan bij voorkeur in een goed verlichte, prettige kamer. Zorg er daarnaast voor dat er geen huisgenoten in beeld komen, of dat er op de achtergrond andere chaotische gebeurtenissen plaatsvinden. Een goed alternatief is de functie ‘soft focus’, die wordt aangeboden door onder meer Teams en Skype. Deze functie vervaagt de achtergrond, zodat je niet ziet wat daar gebeurt.

Tip 3: controleer je audio- en videotechnologie
Voor een professionele videovergadering heb je niet veel meer nodig dan werkende audio en een camera. Bij de meeste laptops is een camera van goede kwaliteit ingebouwd. Toch kan het goed zijn om een headset toe te voegen aan je setup om echo’s en andere audio-feedbackeffecten te voorkomen. Daarnaast bieden goede tools de optie om de werking en kwaliteit van de audioapparatuur en camera’s te testen voordat de vergadering begint. Ook goed om te weten: lange vergaderingen vragen veel van je laptopaccu. Voordat je het weet moet je tijdens de vergadering halsoverkop op zoek naar je oplader. Zorg er daarom voor dat je laptop is aangesloten op je oplader voordat de vergadering van start gaat.

Tip 4: controleer je internetsnelheid
Er zijn verschillende technische maatregelen die je moet nemen om ervoor te zorgen dat de videovergadering goed verloopt. Problemen met het binnenkomen van de sessie, onduidelijk beeld, verbindingsissues of haperende audio zijn meer dan alleen irritant. Ze kunnen de hele vergadering in de war brengen. In veel gevallen is een instabiele internetverbinding de oorzaak. Daarom is het raadzaam om een internetsnelheidstest uit te voeren om te controleren of de verbinding snel genoeg is voor een virtuele vergadering. De aanbevolen snelheid voor videotransmissie van hoge kwaliteit is 500 kbps voor downloaden en uploaden. Wil je een groepsgesprek starten met zeven of meer mensen? Dan is de aanbevolen snelheid 4.000 kbps.

Tip 5: zorg voor een optimale internetverbinding
Is je internet snel genoeg? Fijn. Maar als de router te ver weg staat van je thuiskantoor of andere obstakels het signaal blokkeren, wordt je verbinding alsnog vertraagd. Hier bieden devolo Powerline-adapters met een Wi-Fi-functie uitkomst. Ze maken gebruik van het bestaande elektriciteitsnet om data te versturen en halen snel internet naar het stopcontact van jouw keuze. De voordelen: het Wi-Fi-signaal wordt niet langer gehinderd door muren of plafonds. Elk willekeurig stopcontact verandert in een nieuw Wi-Fi-toegangspunt. De praktische Powerline-adapters bieden ten minste één netwerkverbinding. Daardoor kun je LAN-kabels gebruiken om bijvoorbeeld laptops en printers te verbinden. Installatie is eenvoudig en snel. Je kunt tot acht adapters tegelijkertijd gebruiken in één devolo Powerline-netwerk. Dit is voldoende om te garanderen dat je volledige huis is uitgerust met LAN-aansluitingen en snelle Wi-Fi – van de kelder tot de woonkamer en – uiteraard – je thuiskantoor. Zo staat er helemaal niets tussen jou en probleemloze videovergaderingen.

Over devolo 
devolo maakt de woning intelligent en het stroomnet slim. Privéklanten brengen met Powerline-adapters van devolo highspeed dataverbindingen in elke ruimte. Internationaal zijn er ongeveer 40 miljoen dLAN®-adapters in gebruik. Bovendien ontdekken klanten met devolo Home Control de mogelijkheden van het Smart Home – snel in te richten, naar wens uitbreidbaar en makkelijk per smartphone te bedienen. Als OEM-partner past devolo zijn producten en oplossingen aan de individuele behoeften van internationale telecombedrijven aan. Op professioneel terrein biedt de ombouw van de energievoorzieningsinfrastructuur bovendien kansen: met devolo-oplossingen kunnen nieuwe Smart Grids realtime bewaakt en geregeld worden, en zijn volledig nieuwe diensten te realiseren. devolo is opgericht in 2002 en telt momenteel ongeveer driehonderd medewerkers. De wereldmarktleider op Powerline-gebied is met eigen vestigingen en via partners in negentien landen vertegenwoordigd.

Foto: StartupStockPhotos via Pixabay