Door internationalisering, de AVG, behoefte aan betere informatievoorziening en andere ontwikkelingen worden processen steeds gecompliceerder. Dat vraagt om feilloos en doordacht document management, dat anticipeert op veranderingen, gebruikersfouten, misverstanden, taalbarrières, storingen etcetera. Solipsis laat hier zijn expertise gelden.

Tekst: Aart van der Haagen
Fotografie: Aart van der Haagen, Solipsis

Het bedrijfsleven, zeker de grotere ondernemingen waar talloze processen elkaar raken en met elkaar verweven zijn, streeft er in toenemende mate naar om alle fysieke en digitale stromen in kaart te brengen en te beheersen. Het ontwikkelen en implementeren van document management-oplossingen vormt een onmisbare factor in dat geheel en tevens een belangrijke discipline van Solipsis, naast managed services oftewel het inrichten en beheren van it-infrastructuur. “In hoofdlijnen onderscheiden we twee oplossingen op het gebied van document management,” vertelt directeur Goossen de Bruin. “Voor inmiddels zo’n tweehonderd klanten wereldwijd verzorgen we het output management rondom de printprocessen in de organisatie. Dan praat je over gecompliceerde omgevingen met een ERP-systeem, een mix van besturingssystemen - zoals Windows, Linux en Unix - en printers van vaak verschillende merken. Eén systeemmanager of key-user, veelal een afdelingshoofd, kan alles beheren vanaf één centrale plek en de inrichting stelt hem in staat om kleine problemen zelf te verhelpen.”

Proeftuin
Solipsis adopteerde dit systeem, UniSpool genaamd, bij een bedrijfsovername en ontwikkelde het in de afgelopen dertien jaar zelf door. “Het stelt organisaties in de gelegenheid om grote hoeveelheden documenten binnen een grote diversiteit aan stromen heel snel, efficiënt en foutloos te verwerken,” zegt De Bruin. “Bij een klant als Philips, onderverdeeld in Signify voor de consumentenmarkt en Royal Philips voor de medische wereld, stuurt het wereldwijd 12.000 printers aan. Een ogenschijnlijk onschuldig probleem kan grote gevolgen hebben, bijvoorbeeld als een vrachtwagen blijft stilstaan doordat de transportbon niet tijdig klaarligt. Bij de productielijnen van Airbus, truckfabrikant MAN en schokdemperproducent Tenneco, alle drie klant bij ons, stoppen de banden met draaien wanneer de begeleidende documenten ontbreken. Dan loopt de schade al gauw in de tienduizenden euro’s. Voor de Duitse warenhuisketen Galeria Kaufhof zijn we vorig jaar aan de slag gegaan om meer snelheid in het afdrukken van de kassabonnetjes te brengen en daarmee de wachtrijen te verkorten. De vertraging zat niet in de printer, maar in de koppeling met het centrale voorraadbeheersysteem. Voor nieuwe klanten richten we eerst een proeftuin in om de werking van UniSpool in hun eigen omgeving te bewijzen. Daarna starten we een pilot op enkele locaties. Dat overtuigt meestal snel genoeg.”

Steeds gecompliceerder
Volgens De Bruin kiezen steeds meer opdrachtgevers ervoor om niet alleen de software te laten implementeren, maar het beheer ook aan Solipsis toe te vertrouwen, 24 uur per dag en zeven dagen in de week. “Door een veelheid aan systemen, technologieën en de daarmee gepaard gaande beveiligingseisen wordt het steeds gecompliceerder, ook voor een ervaren eigen it-afdeling. Naast het aanmelden van printers binnen het systeem krijg je te maken met bijvoorbeeld het autoriseren van gebruikers per apparaat als onderdeel van een ERP, zoals een SAP-omgeving, het automatisch overschakelen naar een andere printer bij een storing en ‘follow me’: met behulp van een tag toegang tot het apparaat krijgen wanneer je ernaast staat. In het geval van input hier en output aan de andere kant van de wereld voorziet het systeem zelfs in een automatische conversie naar Arabische, Japanse of andere tekens. UniSpool bevat verder mogelijkheden om documenten digitaal te verzenden, te bewaren en te archiveren. We bieden het aan met een licentie op basis van het aantal gebruikers, maar ook in de vorm van SaaS: Software as a Service. Dat zorgt voor een laagdrempelige instap, want de klant betaalt maandelijks achteraf naar gebruik.”

Piekmomenten
Onder het label IntraOffice legt Solipsis zich toe op de volledige digitalisering van documentenstromen: creëren, archiveren en digitaal ondertekenen. De Bruin: “Dat levert winst op in snelheid, efficiency, kosten, veiligheid - denk aan privacy - en voor het milieu, bovendien heb je geen fysieke opslagruimte meer nodig. Het archiveren doen we veel voor klanten in onder meer de HRM payroll-markt, zoals Visma Raet, ADP en Centric. In feite hangt IntraOffice als een white label in hun eigen systemen, met een koppeling naar hun klanten, waaronder grote organisaties als de politie, ABN AMRO en Jumbo. Salarisstroken, (arbeids)overeenkomsten, correspondentie, studieregelingen etcetera moeten maandelijks gearchiveerd worden en te allen tijde opvraagbaar zijn door geautoriseerde gebruikers, ook op piekmomenten. Aan het einde van een salarisperiode - met name rond 25 december - bekijken veel medewerkers tegelijk wat hun bonus bruto en netto inhoudt en rond 25 januari wil iedereen weten hoeveel het loon in het nieuwe jaar bedraagt. Met ondersteuning van onze managed services voeren we desgewenst al het beheer vanuit de door ons gebruikte datacentra; veilig, efficiënt en met voldoende performance.”

Vandaag klaar
Documenten creëren komt, zo geeft De Bruin aan, veel voor bij semilokale overheden. “Een gemeente die een bouwvergunning verleent, een paspoort of een rijbewijs verlengt, dat soort zaken. Wij ondersteunen hen in het standaardiseren van documenten, wat inhoudt dat een medewerker een sjabloon selecteert en alleen maar NAW-gegevens en soms variabele teksten zelf hoeft in te vullen. Dat verkleint de kans op fouten en het verhoogt de efficiency en de snelheid. Digitaal ondertekenen zien we vooral veel in de uitzendwereld. Morgen gaat iemand tijdelijk aan de slag bij een bedrijf, vandaag moet het contract klaar zijn. Denk trouwens ook aan het accorderen van urenbriefjes. Het wordt ook steeds meer toegepast in de accountancy, met het ondertekenen van jaarrekeningen door meerdere personen, die zich vaak niet allemaal op dezelfde locatie bevinden. Met verzending via de post zouden er dagen overheen gaan. Wij zorgen ervoor dat het digitaal ondertekenen altijd gecertificeerd plaatsvindt en daardoor wettig zijn, met een automatische check, gekoppeld aan de gebruiker. Alle systemen van IntraOffice monitoren we 24 uur per dag, zeven dagen in de week bij de klant, zowel proactief als reactief. Snelheid, efficiency en veiligheid hangen nauw met elkaar samen.”

www.solipsis.nl