Magazines | Rivierenland Business nummer 2 2013

Hoe belangrijk is cloud computing voor Het Nieuwe Werken?

Er wordt wel eens de vraag gesteld of cloud computing dé driver is voor Het Nieuwe Werken? Hier kunnen we kort en bondig over zijn: nee. Drivers voor Het Nieuwe Werken komen namelijk voort uit andere beweegredenen. Denk aan kostenbesparing, aantrekkelijk werkgeverschap, een hogere klanttevredenheid of duurzaamheid.

Een belangrijk element van Het Nieuwe Werken is wel de behoefte om flexibel te kunnen werken. Om dat te kunnen doen, is het nodig om werk plaats- en tijdsonafhankelijk uit te kunnen voeren en, onder andere, de technologie maakt dit mogelijk. Denk hierbij aan aspecten als virtueel vergaderen, papierloos werken, ideeën uitwisselen en mensen kunnen vinden. In het mogelijk maken van deze flexibiliteit zit een directe link naar cloud computing.

Maar als cloud computing niet dé driver voor Het Nieuwe Werken is, levert cloud computing dan wel een substantiële bijdrage aan Het Nieuwe Werken? Laten we eerst Het Nieuwe Werken en de daarbij horende technologische uitdagingen eens wat nader bekijken en vervolgens zien wat cloud computing hieraan kan bijdragen.

Technologische uitdagingen HNW

Als eerste verandert de werkplek van de medewerkers. De medewerkers willen de mogelijkheid om altijd en overal te kunnen werken en het liefst met hard- en software van hun eigen keuze. Daarnaast wil een medewerker op verschillende plaatsen aan hetzelfde werken. Bijvoorbeeld door ’s ochtends thuis op de PC te beginnen, dan onderweg naar kantoor of klant via een smartphone de e-mail te lezen, op kantoor verder te werken en uiteindelijk ’s avonds thuis nog wat af te maken.

Dit vereist dat gebruikers op elke locatie (werk, thuis, onderweg) moeten kunnen werken. Dit heeft implicaties voor de middelen die zij daarvoor willen gebruiken. Zo wil de ene medewerker een tablet, terwijl de andere juist een laptop met een groot scherm wil. Dit veranderde wensenpatroon is door een IT-afdeling haast niet meer te managen. Vandaar dat er steeds vaker wordt gesproken van het concept Bring Your Own Device, waarin de gebruiker zelf een computer met bijbehorend supportcontract aan kan schaffen. Dit apparaat moet wel toegang hebben tot de beschikbare bedrijfstoepassingen.

Werk samen

Ten tweede verandert de manier waarop de medewerkers hun werk uitvoeren. Medewerkers kiezen bewuster hoe zij een bepaalde activiteit uitvoeren, op welke locatie zij dit doen en welke technologie ze hiervoor gebruiken. Hierdoor wordt het samenwerken binnen organisaties explicieter gemaakt. Dit resulteert in het feit dat medewerkers een ruime set aan technologieën tot hun beschikking willen hebben om te kunnen samenwerken met andere medewerkers. Hoe kan deze brede set aan samenwerkingstechnologieën geboden worden, zonder grote investeringen in hardware, software en beveiliging?

Microsoft biedt bijvoorbeeld met haar Software as a Service-oplossing Office 365 een complete set aan productiviteitstools vanuit de cloud aan, die dit soort samenwerking volledig ondersteunt. En Microsoft is natuurlijk niet de enige. De ontwikkelingen gaan snel en veel partijen werken aan diensten. Dit maakt de concurrentie groot, wat goed is voor de ontwikkeling van nieuwe mogelijkheden.

Veiligheid

Ten derde verandert de manier waarop medewerkers communiceren met de ‘buitenwereld’. Medewerkers werken steeds directer samen met personen uit andere organisaties. Veel organisaties leggen technische beperkingen op ten behoeve van de veiligheid. Hierdoor gaan medewerkers eerder gebruikmaken van publieke diensten. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van grote bestanden via WeTransfer of het aanmaken van een samenwerkingsomgeving op Microsoft SkyDrive of Google Docs. Door dit te doen omzeilen zij de bedrijfsregels, met alle gevaren van dien.

Hoe kun je hen als organisatie nu zo goed en veilig mogelijk ondersteunen met de juiste middelen, zodat zij geen gebruik hoeven te maken van publieke internetdiensten?

Het werk verandert

Als laatste verandert de manier van zakendoen binnen organisaties en de toenemende rol die technologie daarin speelt. Medewerkers gebruiken sociale media om informatie over mensen te zoeken op sites als LinkedIn. Of ze twitteren om informatie te delen en volgen anderen om die informatie te ontdekken. Hierdoor verandert ook de manier van rekrutering doordat de HR-afdeling gebruik maakt van netwerksites als LinkedIn voor het werven van nieuwe medewerkers.

De manieren van marketing verandert, omdat een marketingafdeling gebruik maakt van social media tools als Facebook en Twitter om een bepaalde doelgroep aan te spreken.

Hoe kun je als organisatie op deze veranderende manier van zakendoen inspelen en dit, voor zover mogelijk, ondersteunen of regisseren?

Er zijn in Het Nieuwe Werken dus voldoende technologiegerelateerde uitdagingen voor organisaties om de behoeftes van de gebruikers in te vullen. Het is lastig om daarin de juiste balans te vinden. Enerzijds kun je accepteren dat mensen hun eigen PC of telefoon aan het netwerk koppelen en informatie delen via publieke internetdiensten, met grote voordelen in efficiënter werken en ruime mogelijkheden tot netwerken. Anderzijds wil je als organisatie toch graag controle houden over bedrijfskritische informatiestromen, centrale bedrijfstoepassingen en processen.

Cloud computing is niet dé aanjager voor Het Nieuwe Werken. Wel levert cloud computing een substantiële bijdrage aan Het Nieuwe Werken doordat de behoefte om flexibel te kunnen werken met nieuwe mogelijkheden ondersteund wordt. Het wordt eenvoudiger om informatie vanaf verschillende locaties te benaderen en het wordt eenvoudiger om die informatie met behulp van een browser vanaf een willekeurig apparaat te benaderen.

De concurrentie in de cloud is groot. Dat zal Het Nieuwe Werken niet zozeer goedkoper maken, maar wel steeds beter. Technologie is een versneller voor allerlei maatschappelijke ontwikkelingen. De cloud zal ook de manier van hoe mensen met elkaar communiceren, omgaan en zakendoen veranderen. Dit heeft zeker zijn invloed op het werk en dus ook op Het Nieuwe Werken.

Tekst lars van bergen

Aspect ICT, Arie van’t Verlaat

Data in de ‘cloud’ opslaan betekent dat data in een datacentrum wordt opgeslagen. In een datacentrum wordt enorm veel aandacht besteed aan veiligheidsmaatregelen en het voorkomen van storingen. Zo is alle hardware minimaal dubbel uitgevoerd, de stroomvoorziening tegen uitval gezekerd en er worden veel voorzieningen getroffen om toegang van onbevoegden tot uw data te voorkomen. We kunnen dus inderdaad stellen dat data minimaal zo veilig is op een lokale server.

Toch zijn aanvullende voorzieningen gewenst. Zo is het goed te weten waar uw data is opgeslagen. Ook uw contract controleren en duidelijkheid krijgen over wat er met uw data gebeurd als uw partner of het datacentrum onverhoopt niet aan de afspraken of continuïteit kan voldoen loont de moeite.

Uw aandacht moet echter vooral uitgaan naar het apparaat en de manier waarop u toegang tot uw data en programma’s krijgt. Een belangrijk onderdeel van Het Nieuwe Werken is dat u ongeacht plaats en tijd kunt werken en toegang tot uw data heeft. Hiervoor worden steeds meer tablets, smartphones of andere apparatuur van medewerkers gebruikt. En juist bij deze apparatuur ontbreekt vaak aandacht voor beveiliging.

Wij adviseren u uw mobiele en privé devices onder de loep te nemen. Want waar het vanzelfsprekend is om uw netwerk te voorzien van allerlei veiligheidsvoorzieningen is dat voor heel veel telefoons, tablets of werkplekken thuis vaak  veel minder van toepassing. Ook blijkt het besturingssysteem niet altijd up to date en dat maakt dat er een grotere kans op virussen en andere verstoringen is. En hoe handelt u als een gebruiker zijn mobiele apparaat verliest of deze gestolen wordt? Wat doet u om te voorkomen dat een ‘eerlijke vinder’ toegang krijgt tot uw gegevens? Extra aandacht voor beveiliging is dus zeker gewenst. Neem gerust contact op voor een uitgebreidere toelichting.

Aspect ICT

Handelsstraat 4 | 3371 XC Hardinxveld-Giessendam

0184 - 675 400 | www.aspect-ict.nl

Fotobijschrift

delen: