Grote Nederlandse bedrijven verliezen gemiddeld meer dan 250.000 euro per jaar aan factuurfraude

Factuurfraude neemt toe. In Nederland verliezen bedrijven jaarlijks gemiddeld 250.000 euro aan frauduleuze facturen. Nog schokkender is het feit dat een op de vier (25%) financiële professionals de kosten van factuurfraude voor hun bedrijf niet weten of zelfs niet kunnen inschatten.

Medius, softwareleverancier van financiële procesautomatisering, heeft deze maand de Financial Professional Census uitgebracht. Het rapport onderzoekt de belangrijkste uitdagingen van financiële teams in 2022: toenemende fraude, late leveranciersbetalingen, gespannen relaties met inkoop en het behouden van talent. Het volledige rapport is hier te downloaden.

Wie is schuldig?
Dit niveau van factuurfraude is een enorme hit voor bedrijven wereldwijd, wat betekent dat AP-teams constant worden aangevallen. Financiële teams zien elke maand één factuurfraude-aanval en dat is exclusief de fraude die onder de radar glipt. Maar wie is de schuldige? Bijna de helft (49%) zegt dat zowel finance als IT verantwoordelijk zijn voor het voorkomen en verminderen van factuurfraude. En hoewel het als een gedeelde verantwoordelijkheid wordt gezien, werkt slechts 18% van de respondenten vaak samen aan het onderwerp.

Silo's afbreken
Aangenomen mag worden dat inkoop- en financiële teams nauw samenwerken, maar uit het onderzoek blijkt dat bijna 1 op de 5 (18%) zegt helemaal niet samen te werken. In feite zegt minder dan 1% van de financiële professionals elke dag met hun inkoopteam te praten en 25% zegt dat ze maar één keer per week spreken. Omgekeerd zegt 1 op de 5 dat ze nauwer moeten samenwerken met inkoopteams om hun werk volgens de hoogste standaard uit te voeren. Respondenten zeggen ook dat deze ontkoppeling resulteert in een gebrek aan transparantie als het gaat om zakelijke prioriteiten (48%), hogere kosten voor het bedrijf (36%) en fouten als gevolg van silo's (31%).

Proces omwille van het proces
Financiële teams staan bekend, goed of slecht, voor de processen die ze creëren en afdwingen. Volgens de onderzoeksresultaten lopen ze echter achter met betalingen: 32% zegt dat het op tijd betalen van facturen de grootste uitdaging voor hun bedrijf blijft. Sterker nog, slechts 1% zegt dat facturen op tijd worden betaald, 100% van de tijd en slechts 8% wordt op tijd betaald, 50% van de tijd. Met gemiddeld 23.000 verwerkte facturen per jaar kan dat flink oplopen!

Financiële teams geconfronteerd met churn
Het aantrekken en behouden van talent is een prioriteit geworden in de bestuurskamer. Maar volgens de gegevens vormen financiële professionals een bijzonder vluchtrisico. 24% zegt dat hun financiële afdeling het zo druk heeft dat ze bezorgd zijn dat collega's op het punt staan te vertrekken. Om de situatie nog erger te maken, vindt een op de vijf (19%) dat hun baan wordt gedomineerd door eentonige en saaie taken die demotiverend zijn om aan te werken. Van de teams die geautomatiseerde tools gebruiken bij betalingen, vindt minder dan de helft (44%) dat ze goed zijn opgeleid. Over de hele wereld is de gemiddelde ambtstermijn in het financiële team slechts 34 maanden.

Kevin Permenter, Research Director, Financial Applications bij IDC zegt: “De afgelopen drie tot vijf jaar hebben we financiële en inkoopteams een spelletje 'whack-a-mole' zien spelen terwijl ze reageren op wereldwijde economische fluctuaties en de snelle digitalisering van processen. Het is niet verrassend dat ze moeite hebben om bij te blijven met de steeds veranderende verschuiving in klantverwachtingen, verhoogde risico's en kwetsbaarheden, en uitdagingen veroorzaakt door wereldwijde supply chain-problemen. Het is een moeilijke omgeving voor zelfs de sterkste teams.”

Jim Lucier, CEO van Medius: “Factuurfraude neemt toe, terwijl wereldwijde toeleveringsketens complexer worden. Finance en AP-teams worden geconfronteerd met tal van uitdagingen in een steeds complexere zakelijke omgeving. Er is goede technologie nodig zodat facturen, fraude en tijdverspilling aan onnodige handmatige taken worden geëlimineerd. Als technologieleverancier hebben we nog werk te doen om hen te helpen deze uitdagingen op te lossen. We zijn er 100% op gefocust om dat te doen.”

Over de gegevens
Medius heeft in samenwerking met Censuswide 2.750 senior finance executives ondervraagd in belangrijke markten in Noord-Amerika, Europa en Azië. Om ervoor te zorgen dat kleine organisaties de gegevens niet scheeftrekken, werden bedrijven met minder dan 50 werknemers en bedrijven die minder dan 5.000 jaarlijkse facturen verwerken uitgesloten. Het gemiddelde aantal facturen dat jaarlijks door de steekproef wordt verwerkt, ligt boven de 22.000.