Magazines | Rivierenland Business nummer 4 2021

Wat geeft een organisatie uit aan een zakelijk evenement? Vaak duizenden euro's. Dan wil je graag weten wat het resultaat was, toch? Wat stop je er in en wat komt er uit? Kortom: Return On Investment (ROI) of specifieker nog, Return On Event (ROE). Maar hoe bereken je het precies en wat kun je met de uitkomst? Je leest het in dit artikel!

Hoe bereken je het?
Puur wiskundig gezien kun je de ROI van jouw event als volgt berekenen:

ROI = (gecreëerde waarde gemaakte kosten) / (gemaakte kosten / 100)

De eerste en belangrijkste stap is het formuleren van die waarde. In de meeste gevallen is het monetaire waarde; geld. Dus omzet of winst. Maar het hoeft natuurlijk niet altijd om keiharde euro's te draaien. Soms wil je jouw doelgroep simpelweg bereiken met het event of de medewerkerstevredenheid vergroten. Maar wat levert dat bereik jouw organisatie op? En die tevreden medewerker? Probeer daar ook een monetaire waarde aan te koppelen zodat je de formule kunt invullen. De gemaakte kosten van het event kun je zo uit je eventbegroting of -budget oplepelen natuurlijk. Dus dan ben je er eigenlijk al!

Voorbeeldcase
Om het te verduidelijken, laten we een voorbeeldcase zien. Denise heeft een tekstbureau en organiseert eens per maand een laagdrempelige work-shop commercieel schrijven voor startende ondernemers. De kosten voor deze workshop bedragen 20,- per deelnemer voor een presentatie van een uur en een stappenplan in de vorm van een werkboek. Na bijwonen van deze workshop kunnen de deelnemers in principe zelf aan de slag met teksten schrijven.

De waarde van een betalende klant is voor Denise 500,- . Na afloop van het event houdt zij er drie betalende klanten aan over. De waarde die zij gecreëerd heeft is 3 x 500,- dus 1.500,- in totaal. De kosten die zij heeft gemaakt voor deze workshop zijn 100 aan materialen, 100 aan catering en 200 aan zaalhuur.

De ROI is als volgt:

ROI = (1500 400 / (400 / 100)

ROI = 275%

Wat kun je met de uitkomst?
Die 275% zelf zegt natuurlijk niet zoveel. Dus waarom is het eigenlijk interessant om te weten wat de ROI van een event is? Simpel: je wilt graag een waardevol evenement organiseren met een zo hoog mogelijk rendement. Door dit van tevoren inzichtelijk te maken kun je hierop aansturen. Het is natuurlijk super interessant om een vorm te vinden waarin je de kosten zo laag mogelijk houdt en alsnog zoveel mogelijk waarde creëert.

Maar ook andersom; stel dat de kosten hoog liggen en het verwachte rendement laag, wil je deze investering dan wel doen? En wat ook interessant is; wat is de ROI van dit event in vergelijking met andere marketingmiddelen zoals advertising? Dus welke middelen of combinatie van middelen kun je het beste inzetten om waarde te creëren?

Twee laatste tips
1. Isoleer het event!

Zorg dat het effect van het event zo goed mogelijk meetbaar is. Wat we ermee bedoelen? Als je naast het evenement ook nog een grootschalige online marketing campagne inzet met hetzelfde doel, kun je moeilijker meten wat het effect is van het event. Probeer het event echt te isoleren of zie het event en de online campagne als een geheel en meet het effect van beide.

2. Werk met een controlegroep
Nodig een deel van je doelgroep niet uit om te meten in hoeverre hun aankoopgedrag verschilt ten opzichte van de doelgroep die het evenement heeft bezocht. Op die manier kun je gemakkelijk de verschillen in bijvoorbeeld aankoopgedrag of tevredenheid tussen beide groepen meten.

We hopen dat dit helpt en je zo nog meer waarde kunt creëren voor jezelf en je doelgroep!

Samira Salman en Melanie Westdijk zijn de oprichters van de Event Planner Academy. Via dit platform blijven organisato-ren van zakelijke evenementen up-to-date van alle ontwikkelingen in de branche, kunnen zij werken aan hun skills en hun netwerk en innovatiekracht vergroten voor die succesvolle offline, online of hybride events. Kijk voor meer informatie op eventplanneracademy.nl.

delen: