Magazines | Rivierenland Business nummer 1 2023

Elke organisator weet het: bij een geslaagd event staat de doelstelling centraal. Jaarbeurs is hier zich als locatie van bewust en zet naast haar zalen en hallen ook vooral graag haar kennis en expertise op het gebied van eventorganisatie in.

De centrale ligging van Jaarbeurs naast Utrecht CS is bij de meeting- en eventplanners welbekend, net als de beurshallen, de 28 vergaderzalen in Jaarbeurs MeetUp en de unieke congreslocaties zoals het Beatrix Theater. Maar toch is dat volgens Niek Krebbers (Salesmanager Acquisitie & Accountmanagement) en Mayen van Luttikhuizen (Trade Marketing Jaarbeurs) niet de grootste meerwaarde van deze locatie. "In de afgelopen jaren hebben we waardevolle kennis en expertise opgedaan op het gebied van event- en congresorganisatie", vertelt Mayen. "Hiermee kunnen we net dat stapje extra zetten voor onze opdrachtgevers."

Doelstelling centraal
"Wanneer wij met een opdrachtgever om tafel zitten, vinden ook wij het belangrijk om de doelstelling op tafel te krijgen en als locatie bij te dragen aan de ROI van een event", vertelt Niek Krebbers. "Gaat het om kennis delen, het stimuleren van het netwerken, draagvlak creëren of het pushen van een brand? Daarbij proberen we de doelgroep en hun verwachtingen zo goed mogelijk in kaart te brengen. Zijn het vooral mannen of vrouwen? Hebben de deelnemers zelf een ticket gekocht of zijn ze verplicht aanwezig? Vervolgens kijken we hoe we met behulp van setting, sfeer, aankleding, AV en catering de deelnemers op de juiste manier kunnen prikkelen. Wil je 500 deelnemers in één dag tijd zo veel mogelijk leren? Dan creëren we een omgeving met zo min mogelijk afleiding. Door de spreker op een podium te plaatsen en uit te lichten met een spot, gaat alle aandacht naar hem of haar uit. Is het de bedoeling dat deelnemers vooral in contact met elkaar komen, dan is het belangrijk dat mensen zich veilig voelen en openstaan om te netwerken. Dan zorgen we dat de ontvangstruimte matcht met groepsgrootte zodat mensen zich niet verloren voelen in een grote zaal. Zithoekjes en de juiste drankjes en achtergrondmuziek zorgen ervoor dat mensen openstaan voor netwerken."
Ook bij de kleinere vergaderingen die bijvoorbeeld in Jaarbeurs MeetUp plaatsvinden, wordt gekeken naar sfeer en setting. Zo kun je zelf via een zelfbedieningspaneel met één druk op de knop verschillende lichtinstellingen bepalen. Niek: "In onze congrescentra spelen we met opvallende features zoals kleurrijke stoelen in het Auditorium en bijzondere lichteffecten in de Progress. Dat lijkt vooral een leuke gimmick, maar het idee daarachter is dat wanneer je iets leert of meemaakt op een opvallende plek, dit beter beklijft. Verder staan deze zalen in het teken van snelheid, gemak en gebruiksvriendelijkheid zodat de deelnemers meteen aan de slag kunnen."

Duurzaam opereren en organiseren
Jaarbeurs heeft de ambitie opgesteld om de meest duurzame congres- en eventlocatie van Europa te zijn (Most Sustainable). Mayen: "We hebben ons gehele Food & Food Waste traject in kaart gebracht en met minder voedselverspilling en goede afvalscheiding de CO2-uitstoot flink terug weten te dringen. Voor dit traject hebben we dit jaar een UFI Sustainable Development Award ontvangen." Ook gedurende het organisatieproces van evenementen staat duurzaamheid voorop. Mayen: "Alle activiteiten rondom de start van La Vuelta Holanda hebben we zo CO2-neutraal mogelijk georganiseerd door middel van duurzame catering, duur-zame materialen voor de standbouw, de bannering en signing en digitaal promotiemateriaal." "We willen opdrachtgevers, deelnemers, partners en leveranciers inspireren om anders te denken en laten zien dat duurzaamheid echt niet saai of duur is", vertelt Niek. "De catering is bij alle zakelijke bijeenkomsten standaard vegetarisch, we maken gebruik van circulair beurstapijt, we informeren opdrachtgevers en standhouders over duurzame opties en we planten een boom voor elke boeking. In ons Beatrixgebouw vind je bovendien diverse innovatieve Dopper watertappunten waar je je eigen drinkfles kunt vullen met leidingwater."

Inzetten op innovatie
Naast duurzaamheid wil Jaarbeurs uitblinken in het toepassen van technologie (Most Smart). Mayen: "Tijdens de coronaperiode kregen we de gelegenheid om nieuwe technologie uit te proberen die we nu nog steeds inzetten. Onze permanente studio, waarvoor we samenwerken met onze vaste AV-partner Heuvelman, is ideaal voor online en hybride events maar ook voor het opnemen van content. Toen onze hallen leegstonden, hebben we in samenwerking met Samsung speciale beacons in het gebouw opgehangen die werden gebruikt voor crowdmanagement. Hierdoor hebben we nu een indoor navigatiesysteem ontwikkeld dat deelnemers via de Jaarbeurs Live app kunnen gebruiken. In deze app kunnen zij eveneens de digitale plattegrond raadplegen, alvast vooraf bepalen welke programma-elementen en exposanten ze willen bezoeken en een parkeerplek reserveren." Vorig jaar werd de Jaarbeurs Live app bekroond met de internationale Digital Innovation Award 2022.

Mayen en Niek merken dat de toegevoegde waarde als eventfacilitator van zakelijke bijeenkomsten door opdrachtgevers wordt gewaardeerd. Niek: "Wanneer je thuis iets organiseert bedenk je nauwkeurig wat je gaat doen qua setting, catering en aankleding, dus waarom zou je dat met een zakelijk event - waar geld en budgetten mee gemoeid zijn - niet doen? Daarnaast letten overheidsinstellingen en ook steeds meer bedrijven op duurzaamheid en wat jij als organisator daaraan bijdraagt. Het is belangrijker dan ooit."

www.jaarbeurs.nl

delen: