Alles is goed gepland, en toch loopt mijn congres niet op tijd. Herken je dat? Je hebt een congres of seminar georganiseerd en op de dag zelf loopt het niet op tijd. Je bent continu aan het improviseren, bijsturen, schuiven en rennen. Hoe kan dit? Alles staat op papier en is uitgewerkt. Iedereen is gebrieft, en de draaiboeken zijn verspreid. Toch verloopt het programma anders dan gepland. Hier zijn enkele oorzaken waarom.
 
Techniek is niet klaar
Bij de meeste evenementen speelt techniek een cruciale rol. Licht, geluid en beeld moeten feilloos functioneren. Hiervoor is tijd nodig voor opbouw en testen, nog vóórdat sprekers of gasten arriveren. Vaak wordt deze tijd te krap ingeschat, met de aanname dat er niets mis zal gaan. In de praktijk kan er van alles misgaan: een kapotte kabel, een lege batterij, of een ontbrekend verloopstekkertje.
 
Tip: Zorg voor voldoende tijd om alles op te bouwen en te testen, nog vóór de repetities beginnen.
 
Sprekers komen laat binnen
Ideaal gezien zijn sprekers anderhalf uur voor de start aanwezig om te repeteren. In werkelijkheid arriveren velen pas vlak voor hun presentatie. Zelfs ervaren sprekers hebben niet altijd hun presentatie op tijd ingeleverd. Het testen van de presentatie is heel belangrijk. Is het de laatste versie? Zitten er video’s of audiofragmenten in en lopen die goed? Staat het juiste lettertype op de computer?  Ook het aansluiten van microfoons kost tijd. Een headset microfoon opdoen kost al snel twee tot drie minuten per persoon. Met meerdere sprekers kan dit dus snel oplopen.
 
Tip: Communiceer duidelijk dat sprekers ruim op tijd aanwezig moeten zijn en leg uit waarom dit belangrijk is.
 
Het programma is te krap
Deelnemers ontvangen vaak een programma met blokken van bijvoorbeeld één uur voor drie sprekers van elk 20 minuten. Dit lijkt logisch, maar in de praktijk blijkt het vaak anders. Een uur begint meestal met een welkomstwoord van de dagvoorzitter en enkele introducties. De dagvoorzitter heeft ook een taak om inhoudelijk de deelnemers te vertegenwoordigen. Dus stelt misschien nog een vraag. Dit kost tijd en voordat je het weet, zijn er in een sessie van een uur al tien minuten extra verstreken. Na drie sprekers met elk één korte vraag, is er al snel meer tijd verstreken dan gepland.
 
Tip: Houd rekening met tussenstukjes zoals inleidingen, vragen en algemene mededelingen bij het opstellen van het programma. Zorg voor wat extra tijd tussen sessies.
 
De rol en waarde van de dagvoorzitter
Een dagvoorzitter speelt een cruciale rol in het succes van een congres. Deze persoon is verantwoordelijk voor het tijd technisch begeleiden van het programma, het creëren van een positieve sfeer en het optimaliseren van de deelnemerservaring:
 

1. Tijdmanagement: De dagvoorzitter houdt - soms samen met een regisseur - het programma op schema en grijpt in bij overschrijdingen om alles soepel te laten verlopen.
2. Verbinding maken met het publiek: Een goede dagvoorzitter betrekt het publiek door vragen te stellen en anekdotes te delen, wat de betrokkenheid verhoogt.
3. Overzicht en structuur bieden: Door sprekers te introduceren en belangrijke punten samen te vatten, helpt de dagvoorzitter deelnemers de draad van het verhaal vast te houden.
4. Q&A en discussie faciliteren: De dagvoorzitter stimuleert interactie en zorgt ervoor dat deelnemers hun vragen kunnen stellen, wat bijdraagt aan een dieper begrip van de onderwerpen.
5. Flexibiliteit en improvisatie: Wanneer er onverwachte situaties ontstaan, moet de dagvoorzitter snel kunnen schakelen en het publiek geruststellen.
6. Waarde toevoegen aan het programma: De dagvoorzitter kan context en achtergrondinformatie bieden, wat de thema’s verduidelijkt en de link tussen verschillende presentaties legt.

 
Allemaal relevante en waardevolle zaken die, het is niet anders, tijd kosten.
 
De impact van tijdsoverschrijding
Een paar minuten extra lijkt misschien onbenullig, maar als de volgende workshop slechts vijftien minuten na de sessie begint, krijgen deelnemers nauwelijks de kans om van zaal te wisselen, naar het toilet te gaan of even te netwerken. Dit kan leiden tot een domino-effect waarbij alles later begint.
 
Tip: Maak het programma iets ruimer en geef deelnemers tijd om te ontspannen, informatie te verwerken en contacten te leggen. Door deze factoren in overweging te nemen en je programma beter te plannen, kun je evenement een stuk soepeler verlopen. Dit is niet alleen prettig voor de organisatie, maar vooral voor de deelnemers die hun kostbare tijd aan jouw evenement besteden.
 
René Pouwelse is event regisseur/showcaller en in die hoedanigheid vaak betrokken bij congressen, seminars en symposia. Het is doorgaans zijn taak en verantwoordelijkheid om dergelijke evenementen soepel en op tijd te laten verlopen. En voorbereiding is daarbij esssentieel.