De meerwaarde van een externe vergaderlocatie

Magazines | Rivierenland Business nummer 3 2013

De meerwaarde van een

externe vergaderlocatie

Een vergadering of andere zakelijke bijeenkomst kan plaatsvinden binnen de kantoorruimtes van een bedrijf, maar een externe locatie kan veel toevoegen aan de effectiviteit en het eindresultaat. Door in een andere omgeving bijeen te komen, bijvoorbeeld in het spreekwoordelijke hutje op de hei, in de bossen of juist aan zee, ben je uit je vertrouwde en daarmee afleidende omgeving weg. Bovendien worden op een externe locatie aspecten zoals Food & Beverage, maar ook faciliteiten zoals beamers en andere benodigdheden voor je geregeld. Er komt dus op de dag zelf verder geen regelwerk aan te pas waardoor je je volledig kunt focussen op de inhoud van de bijeenkomst.

Ligging

Het aanbod van locaties die ruimte bieden voor zakelijke bijeenkomsten varieert enorm. In hotels zijn diverse ruimte voor handen die ervoor kunnen worden ingezet, maar er zijn ook locaties die zich juist specifiek richten op één- of meerdaagse programma’s. Voor het selecteren van zo’n externe locatie dien je als opdrachtgever wel met een aantal dingen rekening te houden. Een eerste belangrijk punt om over na te denken is de ligging van de locatie. Wanneer de vergadering zeer intensief is en er belangrijke knopen moeten worden doorgehakt, is het wellicht verstandig om een landelijke omgeving te kiezen. Daar heb je minder last afleiding dan wanneer je in een drukke stad zit met veel geluiden. Een ander voordeel van zo’n landelijk gelegen locatie is dat er vaak diverse ontspanningsmogelijkheden aanwezig zijn om even nieuwe energie op te doen, variërend van een wandeling door te bossen tot het trotseren van een stormbaan. Laatstgenoemde type activiteiten kunnen natuurlijk ook als onderdeel van het gehele programma worden ingezet.

Bereikbaarheid

De ligging van een locatie hangt nauw samen met de bereikbaarheid ervan. Een landelijk gelegen locatie is vaak vooral goed per eigen vervoer te bereiken, al hebben steeds meer locaties een eigen pendeldienst vanaf het nabijgelegen treinstation. Voordeel is wel dat er vaak voldoende parkeergelegenheid is en dat er tegen een laag tarief of zelfs gratis geparkeerd kan worden. Wanneer het openbaar vervoer vanwege mvo-beleid een belangrijke factor is, kan een locatie in het centrum van de stad uitkomst bieden. Parkeren in steden is echter vaak lastig en kan in grote steden een prijzige aangelegenheid worden.

Faciliteiten

Een derde aspect zijn de faciliteiten die een locatie biedt. Natuurlijk moet er een ruimte aanwezig zijn die groot genoeg is voor de deelnemers van de training of cursus. Ook de aanwezigheid van of mogelijkheid om break-out rooms te creëren wanneer de groep moet worden opgesplitst, is een onderwerp om navraag over te doen. Naast de ruimte(s) zelf is ook de inrichting belangrijk. Wanneer een presentatie wordt gevolgd door groepsessies, is het verstandig om een opstelling te kiezen die voor beide onderdelen handig is. Veel locaties bieden per zaal verschillende opstellingsmogelijkheden en kunnen adviseren over de juiste opstelling. Ook wordt de opstelling van tevoren natuurlijk klaargezet zodat een groep meteen aan de slag kan.

Voor een plenaire sessie zijn vaak ook audiovisuele middelen nodig zoals een beamer nodig, net als flipovers en internet in de vorm van WiFi. Alle locaties hebben de benodigdheden hiervoor in huis. Wel verschilt het nogal of je hiervoor apart bij moet betalen of dat het bij een arrangement is inbegrepen. Verder is het voor de deelnemers erg prettig als de te gebruiken ruimtes zijn voorzien van een goed klimaatbeheersingsysteem en er voldoende daglicht is.

Catering

Voor aanvang van een training is een kop koffie een welkome opkikker en ook tijdens een vergadering is het prettig als er voldoende dranken aanwezig zijn. Rond het middaguur is het tijd voor een lunch. Aangezien het eten altijd een belangrijk punt van kritiek is, moet dit natuurlijk ook in orde zijn. Een externe locatie kan dit allemaal regelen en in samenspraak met de contactpersoon de lunch op de gewenste tijden laten brengen. Er is tegenwoordig heel veel keuze op het gebied van lunches en lunchbuffetten waarbij desgewenst ook voor gezonde producten kan worden gekozen.

Het grootste voordeel van een externe locatie is dat het je regelwerk uit handen neemt. Na het selecteren van een locatie en het doorgeven van je wensen en eisen, kan je je volledig richten op de voorbereiding en het volgen van de training zelf. En door in een andere omgeving bijeen te komen en tussendoor even naar buiten te lopen, wordt de effectiviteit van een cursus nog eens extra verhoogd. De meerwaarde van een externe locatie is daarmee wel bewezen. �

Ondanks de tegenvallende economie wordt er op de zakelijke markt op jaarbasis nog altijd vaak gekozen voor een vergadering op een externe locatie. Zo’n locatie kan namelijk bijdragen aan het succes van dit soort bijeenkomsten.

Een vergadering of andere zakelijke bijeenkomst kan plaatsvinden binnen de kantoorruimtes van een bedrijf, maar een externe locatie kan veel toevoegen aan de effectiviteit en het eindresultaat. Door in een andere omgeving bijeen te komen, bijvoorbeeld in het spreekwoordelijke hutje op de hei, in de bossen of juist aan zee, ben je uit je vertrouwde en daarmee afleidende omgeving weg. Bovendien worden op een externe locatie aspecten zoals Food & Beverage, maar ook faciliteiten zoals beamers en andere benodigdheden voor je geregeld. Er komt dus op de dag zelf verder geen regelwerk aan te pas waardoor je je volledig kunt focussen op de inhoud van de bijeenkomst.

Ligging

Het aanbod van locaties die ruimte bieden voor zakelijke bijeenkomsten varieert enorm. In hotels zijn diverse ruimte voor handen die ervoor kunnen worden ingezet, maar er zijn ook locaties die zich juist specifiek richten op één- of meerdaagse programma’s. Voor het selecteren van zo’n externe locatie dien je als opdrachtgever wel met een aantal dingen rekening te houden. Een eerste belangrijk punt om over na te denken is de ligging van de locatie. Wanneer de vergadering zeer intensief is en er belangrijke knopen moeten worden doorgehakt, is het wellicht verstandig om een landelijke omgeving te kiezen. Daar heb je minder last afleiding dan wanneer je in een drukke stad zit met veel geluiden. Een ander voordeel van zo’n landelijk gelegen locatie is dat er vaak diverse ontspanningsmogelijkheden aanwezig zijn om even nieuwe energie op te doen, variërend van een wandeling door te bossen tot het trotseren van een stormbaan. Laatstgenoemde type activiteiten kunnen natuurlijk ook als onderdeel van het gehele programma worden ingezet.

Bereikbaarheid

De ligging van een locatie hangt nauw samen met de bereikbaarheid ervan. Een landelijk gelegen locatie is vaak vooral goed per eigen vervoer te bereiken, al hebben steeds meer locaties een eigen pendeldienst vanaf het nabijgelegen treinstation. Voordeel is wel dat er vaak voldoende parkeergelegenheid is en dat er tegen een laag tarief of zelfs gratis geparkeerd kan worden. Wanneer het openbaar vervoer vanwege mvo-beleid een belangrijke factor is, kan een locatie in het centrum van de stad uitkomst bieden. Parkeren in steden is echter vaak lastig en kan in grote steden een prijzige aangelegenheid worden.

Faciliteiten

Een derde aspect zijn de faciliteiten die een locatie biedt. Natuurlijk moet er een ruimte aanwezig zijn die groot genoeg is voor de deelnemers van de training of cursus. Ook de aanwezigheid van of mogelijkheid om break-out rooms te creëren wanneer de groep moet worden opgesplitst, is een onderwerp om navraag over te doen. Naast de ruimte(s) zelf is ook de inrichting belangrijk. Wanneer een presentatie wordt gevolgd door groepsessies, is het verstandig om een opstelling te kiezen die voor beide onderdelen handig is. Veel locaties bieden per zaal verschillende opstellingsmogelijkheden en kunnen adviseren over de juiste opstelling. Ook wordt de opstelling van tevoren natuurlijk klaargezet zodat een groep meteen aan de slag kan.

Voor een plenaire sessie zijn vaak ook audiovisuele middelen nodig zoals een beamer nodig, net als flipovers en internet in de vorm van WiFi. Alle locaties hebben de benodigdheden hiervoor in huis. Wel verschilt het nogal of je hiervoor apart bij moet betalen of dat het bij een arrangement is inbegrepen. Verder is het voor de deelnemers erg prettig als de te gebruiken ruimtes zijn voorzien van een goed klimaatbeheersingsysteem en er voldoende daglicht is.

Catering

Voor aanvang van een training is een kop koffie een welkome opkikker en ook tijdens een vergadering is het prettig als er voldoende dranken aanwezig zijn. Rond het middaguur is het tijd voor een lunch. Aangezien het eten altijd een belangrijk punt van kritiek is, moet dit natuurlijk ook in orde zijn. Een externe locatie kan dit allemaal regelen en in samenspraak met de contactpersoon de lunch op de gewenste tijden laten brengen. Er is tegenwoordig heel veel keuze op het gebied van lunches en lunchbuffetten waarbij desgewenst ook voor gezonde producten kan worden gekozen.

Het grootste voordeel van een externe locatie is dat het je regelwerk uit handen neemt. Na het selecteren van een locatie en het doorgeven van je wensen en eisen, kan je je volledig richten op de voorbereiding en het volgen van de training zelf. En door in een andere omgeving bijeen te komen en tussendoor even naar buiten te lopen, wordt de effectiviteit van een cursus nog eens extra verhoogd. De meerwaarde van een externe locatie is daarmee wel bewezen. �

delen:
Rivierenland Business nummer 1 2024
 
Rivierenland Business nummer 6 2023
 
Rivierenland Business nummer 5 2023
 
Rivierenland Business nummer 4 2023
Rivierenland Business nummer 3 2023
 
Rivierenland Business nummer 2 2023
 
Rivierenland Business nummer 1 2023
 
Rivierenland Business nummer 5 2022
Rivierenland Business nummer 4 2022
 
Rivierenland Business nummer 3 2022
 
Rivierenland Business nummer 2 2022
 
Rivierenland Business nummer 1 2022
Rivierenland Business nummer 4 2021
 
Rivierenland Business nummer 3 2021
 
Rivierenland Business nummer 2 2021
 
Rivierenland Business nummer 1 2021
Rivierenland Business nummer 4 2020
 
Rivierenland Business nummer 3 2020
 
Rivierenland Business nummer 2 2020
 
Rivierenland Business nummer 1 2020
Rivierenland Business nummer 6 2019
 
Rivierenland Business nummer 5 2019
 
Rivierenland Business nummer 4 2019
 
Rivierenland Business nummer 3 2019
Rivierenland Business nummer 2 2019
 
Rivierenland Business nummer 1 2019
 
Rivierenland Business nummer 6 2018
 
Rivierenland Business nummer 5 2018
Rivierenland Business nummer 4 2018
 
Rivierenland Business nummer 3 2018
 
Rivierenland Business nummer 2 2018
 
Jaarbeurs Special 2018
Rivierenland Business nummer 1 2018
 
Rivierenland Business nummer 6 2017
 
Rivierenland Business nummer 5 2017
 
Rivierenland Business nummer 4 2017
Rivierenland Business nummer 3 2017
 
Rivierenland Business nummer 2 2017
 
Rivierenland Business nummer 1 2017
 
Rivierenland Business nummer 6 2016
Rivierenland Business nummer 5 2016
 
Rivierenland Business nummer 4 2016
 
Rivierenland Business nummer 3 2016
 
Rivierenland Business nummer 2 2016
Rivierenland Business nummer 1 2016
 
Rivierenland Business nummer 6 2015
 
Rivierenland Business nummer 5 2015
 
Rivierenland Business nummer 4 2015
Rivierenland Business nummer 3 2015
 
Rivierenland Business nummer 2 2015
 
Rivierenland Business nummer 1 2015
 
Rivierenland Business nummer 6 2014
Rivierenland Business Tiel special
 
Rivierenland Business nummer 5 2014
 
Rivierenland Business nummer 4 2014
 
Rivierenland Business nummer 3 2014
Rivierenland Business nummer 2 2014
 
Rivierenland Business nummer 1 2014
 
Rivierenland Business nummer 6 2013
 
Gorinchem Business Special 2013
Rivierenland Business nummer 5 2013
 
Rivierenland Business nummer 4 2013
 
Rivierenland Business nummer 3 2013
 
Neerijnen Business Special 2013
Rivierenland Business nummer 2 2013
 
Rivierenland Business nummer 1 2013
 
Zaltbommel Business Special 2013
 
Geldermalsen Business Special 2013
Rivierenland Business nummer 6 2012
 
Rivierenland Business nummer 5 2012
 
Rivierenland Business nummer 4 2012
 
Rivierenland Business nummer 3 2012
Rivierenland Business nummer 2 2012
 
Rivierenland Business nummer 1 2012
 
Rivierenland Business nummer 6 2011
 
Zederik Business Special 2011
Maas en Waal Special 2011
 
Rivierenland Business nummer 5 2011
 
Rivierenland Business nummer 4 2011
 
Rivierenland Business nummer 3 2011
Rivierenland Business nummer 2 2011
 
Buren Business Special 2011
 
Rivierenland Business nummer 1 2011
 
Algemene voorwaarden | privacy statement Hosted by