Magazines | Rivierenland Business nummer 3 2012

Tips voor

debiteurenbeheer

Als gevolg van de economisch roerige tijden hebben veel MKB-ondernemers te maken met debiteuren die niet aan hun betalingsverplichting voldoen. Een solide debiteurenbeheer is dan essentieel.

Uit online onderzoek van De Zaak in opdracht van Intrum Justitia is gebleken dat veel ondernemers hun debiteurenbeheer niet goed georganiseerd hebben. Daar valt echter nog flink wat winst te behalen. Een manier om wanbetaling te voorkomen is het inzetten van Business Intelligence. Bij Business Intelligence worden gegevens slim omgezet in kennis. Het verzamelen van de benodigde informatie kan door de ondernemer zelf worden gedaan, maar kan ook worden ingekocht via derden. Ondernemers kunnen door middel van business intelligence het betaalgedrag en betaalrisico’s van klanten goed in kaart brengen. Verder is het mogelijk de verhaalbaarheid van vorderingen in te schatten, om zo het kostenrisico van gerechtelijke incasso te verkleinen.

Goed debiteurenbeheer met behulp van business intelligence levert ondernemers door de betere inzichten minder financiële risico op. De kennis die ondernemers opdoen dankzij gestructureerd debiteurenbeheer, kunnen zij bovendien gebruiken om intelligenter zaken te doen. Bijvoorbeeld door de salesfocus te leggen op goed betalende sectoren, of door al in contractonderhandelingen goede afspraken te maken over betalingen. Ook het aanscherpen van de algemene voorwaarden, met bijvoorbeeld het toevoegen van een boeteclausule in geval van te laat betalen.

Incasso

Niet elke ondernemer zal echter de tijd hebben om een potentiële klant van tevoren financieel door te lichten. Sterker nog, in deze tijden is elke klant meer welkom dan ooit. Uiteindelijk kan het dan dus voorkomen dat een klant vanwege een niet op orde zijnde administratie, financiële problemen of zelfs opzettelijk te laat of helemaal niet betaalt. Wanneer het nabellen van openstaande facturen en het versturen van schriftelijke betalingsherinneringen niet werkt, kan worden gekozen voor incasso.

Per 1 juli 2012 worden er strengere eisen aan het incassobeleid gesteld. De wettelijke regeling buitengerechtelijke incassokosten heeft substantiële gevolgen voor het incassobeleid van business to consumer-ondernemers. Er worden namelijk nieuwe eisen gesteld aan de aanmaningsbrief. Als deze niet aan de nieuwe eisen voldoet, mogen er geen incassokosten worden berekend. Ondernemers doen er dus verstandig aan om de inhoud van hun standaard aanmaningsbrieven tijdig aan te passen. In de aanmaningsbrieven moeten particuliere debiteuren voortaan gewaarschuwd moeten worden welke incassokosten exact in rekening zullen worden gebracht als de schuld onbetaald blijft. Daarnaast dient een wettelijke betalingstermijn van 14 dagen na aanmaning in acht te worden genomen. Betaalt de klant binnen deze 14 dagen, dan mogen geen incassokosten gevraagd worden. Daarnaast worden ook de te incasseren bedragen aan banden gelegd. Door de nieuwe wettelijke regels is de hoogte van de in rekening te brengen incassokosten gemaximeerd. De kosten zijn dankzij de vastgestelde staffel ook makkelijker te berekenen en te toetsen aan duidelijke criteria. De vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt berekend als percentage van het bedrag dat de schuldenaar aan de schuldeiser verschuldigd is. Hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage. Er geldt een minimumbedrag van € 40,- en een maximum bedrag van € 6.775,-. Dit maximumbedrag geldt ook voor vordering boven de 1 miljoen euro (zie kader voor staffel).

Onredelijke kosten

Met dit voorstel worden vooral consumenten en ÃƒÂ©ÃƒÂ©nmanszaken, beter beschermd tegen onredelijke incassokosten. De nieuwe wet brengt een beperking van de wegingvrijheid voor de rechter mee. Omdat de huidige wetgeving op dit onderwerp summier is gaan verschillende rechters, soms zelfs binnen dezelfde rechtbank, verschillend om met het al dan niet toewijzen van incassokosten. Met de nieuwe regeling komt er meer duidelijkheid voor de schuldeiser en schuldenaar. Ook maakt de nieuwe wet een einde aan de bestaande ongelijkheid bij het in rekening brengen van incassokosten door een deel van de incassobureaus (waaronder ook leden van de Nederlandse Vereniging van Incassobureaus NVI). Deze rekenen nu 25 euro ‘administratiekosten’ bovenop de officiële staffel. Vanaf de zomer kan dit dus niet langer. De nieuwe regeling geldt voor iedereen die incassowerkzaamheden verricht, ook voor de deurwaarderskantoren zelf.

Voor business to business-bedrijven heeft deze nieuwe wetgeving minder impact. Is uw klant een bedrijf, dan bent u niet verplicht om zich aan deze regels te houden. Bedrijven onderling mogen namelijk samen (andere) afspraken maken over de hoogte van de incassokosten. Als er echter helemaal geen afspraken worden gemaakt, gelden de nieuwe tarieven voor vorderingen op consumenten. Indien er wel afspraken worden gemaakt, kent de hoogte van de incassokosten echter wel beperkingen. Bij een eventuele dagvaarding zal een rechter namelijk toetsen of de gevorderde kosten qua omvang en hoogte redelijk zijn (de zogenaamde dubbele redelijkheidstoets). Ook voor business to business-ondernemers is het dus aan te raden om de algemene voorwaarden er eens op na te slaan en indien nodig deze aan te passen aan de nieuwe situatie.

bron: Brisk Magazine

Uit online onderzoek van De Zaak in opdracht van Intrum Justitia is gebleken dat veel ondernemers hun debiteurenbeheer niet goed georganiseerd hebben. Daar valt echter nog flink wat winst te behalen. Een manier om wanbetaling te voorkomen is het inzetten van Business Intelligence. Bij Business Intelligence worden gegevens slim omgezet in kennis. Het verzamelen van de benodigde informatie kan door de ondernemer zelf worden gedaan, maar kan ook worden ingekocht via derden. Ondernemers kunnen door middel van business intelligence het betaalgedrag en betaalrisico’s van klanten goed in kaart brengen. Verder is het mogelijk de verhaalbaarheid van vorderingen in te schatten, om zo het kostenrisico van gerechtelijke incasso te verkleinen.

Goed debiteurenbeheer met behulp van business intelligence levert ondernemers door de betere inzichten minder financiële risico op. De kennis die ondernemers opdoen dankzij gestructureerd debiteurenbeheer, kunnen zij bovendien gebruiken om intelligenter zaken te doen. Bijvoorbeeld door de salesfocus te leggen op goed betalende sectoren, of door al in contractonderhandelingen goede afspraken te maken over betalingen. Ook het aanscherpen van de algemene voorwaarden, met bijvoorbeeld het toevoegen van een boeteclausule in geval van te laat betalen.

Incasso

Niet elke ondernemer zal echter de tijd hebben om een potentiële klant van tevoren financieel door te lichten. Sterker nog, in deze tijden is elke klant meer welkom dan ooit. Uiteindelijk kan het dan dus voorkomen dat een klant vanwege een niet op orde zijnde administratie, financiële problemen of zelfs opzettelijk te laat of helemaal niet betaalt. Wanneer het nabellen van openstaande facturen en het versturen van schriftelijke betalingsherinneringen niet werkt, kan worden gekozen voor incasso.

Per 1 juli 2012 worden er strengere eisen aan het incassobeleid gesteld. De wettelijke regeling buitengerechtelijke incassokosten heeft substantiële gevolgen voor het incassobeleid van business to consumer-ondernemers. Er worden namelijk nieuwe eisen gesteld aan de aanmaningsbrief. Als deze niet aan de nieuwe eisen voldoet, mogen er geen incassokosten worden berekend. Ondernemers doen er dus verstandig aan om de inhoud van hun standaard aanmaningsbrieven tijdig aan te passen. In de aanmaningsbrieven moeten particuliere debiteuren voortaan gewaarschuwd moeten worden welke incassokosten exact in rekening zullen worden gebracht als de schuld onbetaald blijft. Daarnaast dient een wettelijke betalingstermijn van 14 dagen na aanmaning in acht te worden genomen. Betaalt de klant binnen deze 14 dagen, dan mogen geen incassokosten gevraagd worden. Daarnaast worden ook de te incasseren bedragen aan banden gelegd. Door de nieuwe wettelijke regels is de hoogte van de in rekening te brengen incassokosten gemaximeerd. De kosten zijn dankzij de vastgestelde staffel ook makkelijker te berekenen en te toetsen aan duidelijke criteria. De vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt berekend als percentage van het bedrag dat de schuldenaar aan de schuldeiser verschuldigd is. Hoe hoger de vordering, hoe lager het percentage. Er geldt een minimumbedrag van € 40,- en een maximum bedrag van € 6.775,-. Dit maximumbedrag geldt ook voor vordering boven de 1 miljoen euro (zie kader voor staffel).

Onredelijke kosten

Met dit voorstel worden vooral consumenten en ÃƒÂ©ÃƒÂ©nmanszaken, beter beschermd tegen onredelijke incassokosten. De nieuwe wet brengt een beperking van de wegingvrijheid voor de rechter mee. Omdat de huidige wetgeving op dit onderwerp summier is gaan verschillende rechters, soms zelfs binnen dezelfde rechtbank, verschillend om met het al dan niet toewijzen van incassokosten. Met de nieuwe regeling komt er meer duidelijkheid voor de schuldeiser en schuldenaar. Ook maakt de nieuwe wet een einde aan de bestaande ongelijkheid bij het in rekening brengen van incassokosten door een deel van de incassobureaus (waaronder ook leden van de Nederlandse Vereniging van Incassobureaus NVI). Deze rekenen nu 25 euro ‘administratiekosten’ bovenop de officiële staffel. Vanaf de zomer kan dit dus niet langer. De nieuwe regeling geldt voor iedereen die incassowerkzaamheden verricht, ook voor de deurwaarderskantoren zelf.

Voor business to business-bedrijven heeft deze nieuwe wetgeving minder impact. Is uw klant een bedrijf, dan bent u niet verplicht om zich aan deze regels te houden. Bedrijven onderling mogen namelijk samen (andere) afspraken maken over de hoogte van de incassokosten. Als er echter helemaal geen afspraken worden gemaakt, gelden de nieuwe tarieven voor vorderingen op consumenten. Indien er wel afspraken worden gemaakt, kent de hoogte van de incassokosten echter wel beperkingen. Bij een eventuele dagvaarding zal een rechter namelijk toetsen of de gevorderde kosten qua omvang en hoogte redelijk zijn (de zogenaamde dubbele redelijkheidstoets). Ook voor business to business-ondernemers is het dus aan te raden om de algemene voorwaarden er eens op na te slaan en indien nodig deze aan te passen aan de nieuwe situatie.

bron: Brisk Magazine

Staffel vordering incassokosten

Vordering (bedrag in euro’s, excl BTW) Incassotarief

0 – 2.500 15%

2.500 – 5.000 10%

5.000 – 10.000 5%

10.000 – 200.000 1%

200.000 – 1.000.000 0,5%

delen: