Magazines | Rivierenland Business nummer 1 2012

Werkkostenregeling –

de thuiswerkplek

Op 1 januari 2014 zal iedere werkgever in Nederland verplicht moeten overstappen op de werkkostenregeling. Binnen de werkkostenregeling wordt fiscaal op een andere manier omgegaan met vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Tot 1 januari 2014 heeft u jaarlijks de keuze om gebruik te gaan maken van de werkkostenregeling of het blijven hanteren van de oude systematiek.

Als u zich reeds in de werkkostenregeling heeft verdiept dan zult u tot de conclusie zijn gekomen dat er op het gebied van de administratie het een en ander binnen uw organisatie zal moeten veranderen. Hierbij moet gedacht worden aan het aanpassen van arbeidscontracten, arbeidsvoorwaarden en de loonadministratie.

Een van de voornaamste redenen voor het invoeren van de werkkostenregeling is de administratieve lastenvermindering voor de ondernemer. Zo hoeft de werkgever bij de werkkostenregeling de vergoedingen en verstrekkingen niet meer per werknemer bij te houden en is de werkgever binnen de forfaitaire ruimte (per 2013 verhoogd van 1,4% naar 1,6% van de totale loonsom) minder gebonden aan fiscale spelregels.

Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,4% (vanaf 2013: 1,6%) van de loonsom, dan is de werkgever over dat meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd. De werkgever zal daarom goed in de gaten moeten houden wanneer deze drempel overschreden wordt. Hierbij dient er rekening mee te worden gehouden dat de directeur-grootaandeelhouder voor de werkkostenregeling als werknemer wordt gezien. De vergoedingen en verstrekkingen die deze directeur ontvangt vallen, indien dit in de administratie wordt aangegeven en niet is vrijgesteld, binnen de forfaitaire ruimte.

Thuiswerkplek

Onder de oude systematiek bestaat de mogelijkheid om voor de inrichting van de thuiswerkplek een onbelaste vergoeding of verstrekking van € 1.815 (incl. BTW) per vijf jaar te geven. Voorwaarde hiervoor is onder andere dat de het gaat om een zelfstandige werkruimte waarbij de inrichting voldoet aan de eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Er is sprake van een zelfstandige werkruimte wanneer een zelfstandig gedeelte van de woning beschikt over bijvoorbeeld een eigen opgang en over eigen sanitair.

Onder de werkkostenregeling zal de ontvangen vergoeding of verstrekking aan de werknemer (waaronder ook de directeur-grootaandeelhouder) ten aanzien van de thuiswerkplek als loon worden gezien. De vergoeding of verstrekking kan worden ondergebracht binnen de forfaitaire ruimte. Alleen de arbo-gerelateerde voorzieningen die ter beschikking worden gesteld (werkgever blijft eigenaar), zoals de ergonomische inrichting van de werkplek, mogen op nihil worden gewaardeerd (en gaan dus niet ten koste van de forfaitaire ruimte). Voorbeeld

De onderneming die voor de thuiswerkplek van de directeur-grootaandeelhouder een bureau ter waarde van

€ 1.000 (incl. BTW) aanschaft mag deze onder de oude systematiek onbelast verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen. Hierbij geldt als voorwaarde dat het gaat om een zelfstandige werkruimte, waarbij de inrichting voldoet aan eisen van het Arbeidsomstandighedenbesluit, en onder het maximum van € 1.815 (incl. BTW) per 5 jaar gebleven wordt.

Bij de werkkostenregeling is er de mogelijkheid om de verstrekking of vergoeding onder te brengen binnen de forfaitaire ruimte. Deze ruimte zal snel gevuld zijn indien de directeur-grootaandeelhouder de enige werknemer van de onderneming is. Indien de forfaitaire ruimte wordt overschreden volgt een eindheffing van 80%. Hierdoor kunnen de kosten van de aanschaf van het bureau voor de onderneming oplopen tot € 1.800, namelijk € 1.000 aanschafkosten vermeerderd met € 800 eindheffing.

Keuze

Het is belangrijk voor de werkgever om goed in te schatten of het eerder dan 1 januari 2014 overstappen op de werkkostenregeling voordelen met zich mee zal brengen. Tevens zal iedere werkgever zich nu al moeten afvragen welke wijzigingen voor hem van belang zijn en hoe hij hier op gaat inspelen. Want al lijkt de verplichte overstap naar de werkkostenregeling nog ver weg er zal nu toch echt actie ondernomen moeten worden. Een goede voorbereiding is tenslotte het halve werk!

Fiscale column

Alex van Dijk, FSV Accountants

delen: