Coverstory Solipsis: eerst stabiliseren, dan innoveren

Magazines | Rivierenland Business nummer 1 2020

Er bestaat IT-tooling om in het bedrijfsleven slagen te kunnen maken op het gebied van procesverbeteringen en efficiency. Voor deze innovatie moet echter eerst de basis op orde zijn en dat begint met stabilisatie van de werkplekken inclusief applicaties. IT-specialist Solipsis heeft daar een aanpak voor ontwikkeld.

Fotografie: Marcel Krijgsman

Lead architect Andries Rooijens brengt meteen de centrale gedachte op tafel: “Niet de applicatie is leidend, maar de werkzaamheden van de persoon in kwestie. Anders gezegd, het optimaliseren van een werkplek willen wij minder vanuit de techniek en meer vanuit de business benaderen. Dat begint met het in kaart brengen van de organisatie en haar processen, nodig om vervolgens de basis van de it-omgeving op orde te kunnen brengen. Wie is de klant? Waar ligt de focus? Waarom doen medewerkers wat ze doen? Hoe bedient het bedrijf zijn klanten? Verlopen, bijvoorbeeld na een groei in de loop der jaren, de processen nog wel zo efficiënt als je zou willen? Hoe zien die eruit, welke applicaties heb je ervoor nodig, welke data worden er gebruikt en welke technologie vergt dat? Dat laatste geeft al aan dat we de organisatie in lagen bekijken. Niet alleen nu, maar ook richting de toekomst.”

Stip aan de horizon
BIPmap-analyse, zo noemt Solipsis dit traject van het in kaart brengen van een onderneming; een afkorting van Business In Process-mapping. Rooijens: “Deze methode passen wij al jaren toe en we merken dat we er goed in slagen om samen met de klant de juiste inzichten te verkrijgen in de processen. Het betreft niet alleen de huidige situatie, we nemen ook de ambities van de opdrachtgever mee, de stip aan de horizon waar hij naartoe wil. Een belangrijke component daarin is voor ons: wat verwacht je van het IT-landschap? Hoe bulletproof moet het worden? Stel dat het nu bepaalde zwakheden bevat, liggen benodigde functies dan een uur plat of kan dat tot wel enkele dagen oplopen? Welke vangnetten moeten we inbouwen om de continuïteit te waarborgen? Daarbij spelen de ambities van de ondernemer een belangrijke rol, want als de applicaties en de technologie niet aansluiten bij een voorzien groeiproces voor de komende jaren, komen op den duur de gebruiksvriendelijkheid, de efficiency en misschien zelfs de veiligheid en betrouwbaarheid van de IT-infrastructuur onder druk te staan.”

Standaardiseren, personaliseren
De uitwerking zoals Solipsis die realiseert oftewel de weg naar de stip aan de horizon heet Roadmap. “Die bevat twee fasen, namelijk stabiliseren en innoveren, in die volgorde,” geeft business consultant Nigel Buis aan. “Elke klant wil grip op zijn systemen en processen, met een hoge mate van voorspelbaarheid. Het is goed om je te realiseren dat medewerkers een steeds groter verwachtingspatroon hebben van technologie. In privésituaties maken ze gebruik van diensten zoals apps en bereiken daar binnen twee minuten hun doel, zonder zich verder druk te maken over de consequenties. Op het werk blijkt die vanzelfsprekendheid dikwijls minder goed geregeld. Hoe vaak krijgt de interne IT-manager niet klagende collega’s aan zijn bureau omdat de apparatuur niet doet wat zij willen? In de Solipsis-werkplek zorgen wij ervoor dat deze direct bevredigend functioneert, op elke gewenste locatie. Het betekent in de eerste plaats dat we alles standaardiseren, dat wil zeggen de apparatuur laten aansluiten op de werkzaamheden en het bedrijfsbeleid, met een constante kwaliteit. In de tweede plaats scheppen we ruimte voor personalisering, dus dat gebruikers bepaalde voorkeuren kunnen instellen. Binnen een traditionele werkomgeving is dat misschien vanzelfsprekend, maar wij hebben een unieke methode ontwikkeld om deze instellingen ook te laten meereizen vanuit de cloud.”

Uitzoomen
“Vanuit het stabiliseren bewegen we ons stapsgewijs naar het innoveren,” zegt Rooijens. “Dan moet je bijvoorbeeld denken aan het elimineren van overbodige handelingen, enerzijds door repeterende zaken te automatiseren, anderzijds door data eenduidiger te maken en centraal beschikbaar te stellen. Als je dezelfde gegevens niet op meerdere plekken hoeft in te voeren, voorkom je inconsistentie en maak je al makkelijk een efficiencyslag. Creëer een omgeving waarin medewerkers zich kunnen focussen op wat er écht toe doet, niet op handelingen waarvan iedereen veronderstelt ‘dat ze nou eenmaal moeten’, terwijl er prima geautomatiseerde oplossingen voor bestaan. Vanuit de gedachte dat niet de techniek, maar de werkzaamheden centraal staan ondersteunen wij op gezette tijden de organisatie met ‘uitzoomen’: het grote geheel onder de loep nemen en kijken in hoeverre de applicaties nog aansluiten bij de groei en de stip aan de horizon. Het kan ook gebeuren dat de leverancier ervan veranderingen doorvoert of dat wetgeving vraagt om te innoveren. Dan moet je soms zaken stabiliseren om de efficiency te bewaken en de processen in lijn te houden met de doelstellingen van de organisatie. In zo’n proces bepalen wij altijd samen met de klant de volgorde van de stappen, afhankelijk van de situatie.”

Teamwork
Om het verhaal tastbaarder te maken laat Buis enkele voorbeelden de revue passeren. “Je komt als medewerker in dienst en krijgt aanvankelijk één, maar later misschien wel meerdere accounts om in te loggen in de verschillende systemen. Onhandig, bovendien levert het beveiligingsrisico’s op, want worden al die varianten van je account wel gewist op het moment dat je uit dienst treedt? Wij zorgen ervoor dat iemand één enkele, centrale identiteit heeft, met als resultante dat hij altijd en op elke plek de juiste applicaties en data tot zijn beschikking krijgt. Meer aan de kant van innovatie zit het deelbaar maken van documenten, waardoor alle betrokkenen - desgewenst ook klanten of leveranciers - er tegelijkertijd aan kunnen werken en iedereen altijd de meest actuele versie te zien krijgt, wat alleen al een heleboel mailverkeer scheelt en dus de efficiency verbetert. Via de cloud is deze overal op een veilige manier bereikbaar. Hier ligt een basis voor het perfecte teamwork: gezamenlijk en eventueel projectmatig werken, chatten, videobellen, bestanden, takenlijsten en agenda’s delen in plaats van mailen. Iedereen kijkt tegelijk naar één waarheid.”

Brug slaan
Innoveren behelst volgens Buis vooral dat je een brug slaat tussen applicaties, met altijd de volle focus op de taken van de medewerkers. “Welke informatie is op welk ogenblik voor wie relevant? Je moet die op de juiste momenten tonen. Door slimme koppelingen te maken breng je meer efficiency in processen, bijvoorbeeld een automatische berekening van de reistijd inclusief actuele filevertraging wanneer je een afspraak op een bepaalde locatie in de agenda zet. Zo weet je zeker dat een collega die een andere meeting met of voor je wil plannen dat niet aansluitend doet, maar rekening houdt met de rit die je moet maken. Bij facturatie kun je een automatische kilometerdeclaratie laten toevoegen op basis van de afstand.” Een volgende stap betreft het optimaliseren van de infrastructuur met kunstmatige intelligentie, waarbij een systeem op basis van patronen in staat is om geautomatiseerd handelingen uit te voeren of suggesties te doen. Hierover gaan de mensen van Solipsis graag in gesprek met organisaties die vragen hebben of aan de slag willen met de optimalisatie van hun IT-landschap. Hoe dan ook geldt: eerst de werkomgeving stabiliseren, dan innoveren.


www.solipsis.nl
www.solipsis.nl/werkplek


 
delen:
Rivierenland Business nummer 1 2020
 
Rivierenland Business nummer 6 2019
 
Rivierenland Business nummer 5 2019
 
Rivierenland Business nummer 4 2019
Rivierenland Business nummer 3 2019
 
Rivierenland Business nummer 2 2019
 
Rivierenland Business nummer 1 2019
 
Rivierenland Business nummer 6 2018
Rivierenland Business nummer 5 2018
 
Rivierenland Business nummer 4 2018
 
Rivierenland Business nummer 3 2018
 
Rivierenland Business nummer 2 2018
Jaarbeurs Special 2018
 
Rivierenland Business nummer 1 2018
 
Rivierenland Business nummer 6 2017
 
Rivierenland Business nummer 5 2017
Rivierenland Business nummer 4 2017
 
Rivierenland Business nummer 3 2017
 
Rivierenland Business nummer 2 2017
 
Rivierenland Business nummer 1 2017
Rivierenland Business nummer 6 2016
 
Rivierenland Business nummer 5 2016
 
Rivierenland Business nummer 4 2016
 
Rivierenland Business nummer 3 2016
Rivierenland Business nummer 2 2016
 
Rivierenland Business nummer 1 2016
 
Rivierenland Business nummer 6 2015
 
Rivierenland Business nummer 5 2015
Rivierenland Business nummer 4 2015
 
Rivierenland Business nummer 3 2015
 
Rivierenland Business nummer 2 2015
 
Rivierenland Business nummer 1 2015
Rivierenland Business nummer 6 2014
 
Rivierenland Business Tiel special
 
Rivierenland Business nummer 5 2014
 
Rivierenland Business nummer 4 2014
Rivierenland Business nummer 3 2014
 
Rivierenland Business nummer 2 2014
 
Rivierenland Business nummer 1 2014
 
Rivierenland Business nummer 6 2013
Gorinchem Business Special 2013
 
Rivierenland Business nummer 5 2013
 
Rivierenland Business nummer 4 2013
 
Rivierenland Business nummer 3 2013
Neerijnen Business Special 2013
 
Rivierenland Business nummer 2 2013
 
Rivierenland Business nummer 1 2013
 
Zaltbommel Business Special 2013
Geldermalsen Business Special 2013
 
Rivierenland Business nummer 6 2012
 
Rivierenland Business nummer 5 2012
 
Rivierenland Business nummer 4 2012
Rivierenland Business nummer 3 2012
 
Rivierenland Business nummer 2 2012
 
Rivierenland Business nummer 1 2012
 
Rivierenland Business nummer 6 2011
Zederik Business Special 2011
 
Maas en Waal Special 2011
 
Rivierenland Business nummer 5 2011
 
Rivierenland Business nummer 4 2011
Rivierenland Business nummer 3 2011
 
Rivierenland Business nummer 2 2011
 
Buren Business Special 2011
 
Rivierenland Business nummer 1 2011
Algemene voorwaarden | privacy statement