E-factureren
Sinds 2009 hebben elektronische facturen dezelfde status als papieren facturen. De belangrijkste reden om over te stappen naar e-factureren is een aanzienlijke besparing van tijd en geld. Daarnaast levert het een bijdrage aan maatschappelijk verantwoord ondernemen: minder papier en uitstoot van schadelijke stoffen.
Kortom: genoeg argumenten die in deze tijd tot de verbeelding van iedere ondernemer zullen spreken.
Voorwaarden
Als u als ondernemer vandaag de dag een factuur verstuurt, kunt u volstaan met een pdf- of worddocument. De wijze van opmaak en het versturen is vorm- en middelvrij. Vanzelfsprekend moeten op de elektronische factuur dezelfde wettelijke gegevens staan als op een papieren exemplaar (zoals de volledige naam van uw onderneming, adres, woonplaats, factuurdatum, handelsregister-, BTW- en factuurnummer). Dat zijn verbeteringen want voorheen moest een elektronische factuur aan allerlei voorwaarden voldoen. Zo moest de methode van elektronisch factureren door de belastingdienst zijn goedgekeurd en was een geavanceerde elektronische handtekening vereist.
Geen papieren
administratie meer
Voor de eigen administratie is het niet langer nodig facturen te printen en fysiek te bewaren. Een elektronisch systeem volstaat. Papieren rekeningen kunnen worden gescanned en digitaal worden opgeslagen. De enige eis is dat de opgeslagen factuurgegevens binnen redelijke termijn ter beschikking gesteld moeten kunnen worden aan de inspecteur.
De aanvaarding van de elektronische factuur door uw afnemer hoeft ook niet langer worden vastgelegd in de administratie. De afnemer moet de elektronische factuur wel accepteren; betaalt hij zonder commentaar de factuur, dan wordt hij geacht de elektronische factuur te hebben aanvaard.
Grensoverschrijdend
factureren
Jammer genoeg geldt de versoepeling nog niet voor grensoverschrijdend factureren. Nederland loopt dan ook vooruit op mogelijke nieuwe Europese regels. Brussel overweegt om met ingang van 2013 de nieuwe regels voor elektronisch factureren verplicht te stellen.
Tips
De volgende tips kunnen u behulpzaam zijn bij het meer geleidelijk overstappen naar e-factureren:
1. Accepteer het wanneer u een elektronische factuur ontvangt. Print hem uit en leg hem tussen de te scannen facturen zodat hij in de gewone stroom meekan.
2. Als u denkt dat het aandeel digitale facturen (met een XML als bijlage) groot genoeg is, overweeg om de digitale gegevens meteen door te sluizen naar uw financiële systeem. Dit scheelt u handlingkosten.
3. Overweeg of elektronisch factureren (gewoon een e-mail met een PDF erbij) naar sommige van uw afnemers niet veel beter kan zijn. Denk daarbij niet alleen aan jonge, creatieve bedrijven, maar zeker ook aan de instellingen van de rijksoverheid. Zij zijn sinds 1 januari 2011 verplicht uw elektronische facturen te ontvangen via Digipoort. Grote kans dat zij uw digitale factuur ook nog eens eerder zullen betalen dan een papieren factuur.
4. Laat uw facturatieproces gewoon in tact. Zie elektronisch factureren in eerste instantie nog als een additioneel proces, niet als vervanger van het huidige proces. Daarmee is invoering veel eenvoudiger én maakt u de investeringen sneller rendab el.
5. Stuur een XML-bestand mee met de PDF want dit kan uw afnemers op termijn handlingkosten besparen.
Maar neemt u vooral ook eens een kijkje op de website www.e-factureren.info.
Ik wens u veel succes toe met uw
E-facturatie!
fiscaal advies
rivierenland business | nummer 1 | maart 2011
Albert de Jager,
belastingadviseur FSV
Accountants + Adviseurs B.V. a.d.jager@fsv.nl
BUSINESS SPECIAL
communicatie
.jpg)
