Betrek medewerkers voor een effectief mobility-beleid

Ruim de helft van alle grote bedrijven staat het gebruik van persoonlijke mobiele apparaten op het bedrijfsnetwerk toe. Onder middelgrote bedrijven staan zelfs drie op de vijf bedrijven dit toe. Het is opvallend dat de meerderheid geen duidelijk beleid heeft. Het percentage organisaties dat wél over een mobiliteitsbeleid beschikt is het afgelopen jaar gestegen naar 30.

Organisaties erkennen de meerwaarde van een mobiliteitsbeleid
Een mobiliteitsbeleid stelt regels op voor het gebruik van mobiele apparaten op de werkvloer en helpt bedrijven hun bedrijfsdata veilig te houden. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld vastleggen dat zij in het geval van verlies of diefstal het recht hebben om het apparaat op afstand te wissen, om daarmee bedrijfsgevoelige gegevens veilig te stellen.

Mobiliteit biedt kansen. De belangrijkste drijfveren achter het omarmen van mobiel gebruik:

- Flexibiliteit voor medewerkers vergroten
- Productiviteit vergroten
- Werken buiten het kantoor ondersteunen
- Bereikbaarheid van medewerkers vergroten
- Continuïteit business vergroten

Beleid meer dan een toestelkeuze
Het opstellen en uitvoeren van een mobiliteitsbeleid gaat verder dan het vaststellen welk toestel de medewerker kan kiezen. De hardware is meer een middel waar slechts op gewerkt wordt. Het mobiele ecosysteem maakt het met name noodzakelijk om te denken over beheer en veiligheid. Ideaal gezien zou een organisatie starten bij bepaling van een optimale workflow op basis van beschikbare technologieën. Vervolgens dienen het gewenste platform en de applicaties die daar ondersteuning aan bieden gekozen te worden. Nadien komt de keuze voor het toestel aan bod, waarbij zaken als schermgrootte, batterijduur, snelheid in gebruik, etc. van belang zijn.

Eén mobiel beleid voor gebruik zakelijke en privétoestellen
Niet alle toestellen binnen een bedrijf zijn verschaft door de organisatie; sommige toestellen nemen medewerkers van huis mee en ze willen daar graag mee werken. IT-beheerders moeten een uniforme manier vinden om zowel zakelijk verschafte toestellen als privétoestellen te integreren met het netwerk van de organisatie. Zij hebben namelijk geen zicht op het volledige gebruik van privétoestellen. Het is dan ook nodig om beleid op te stellen voor het gebruik van het bedrijfsnetwerk en de bedrijfsapplicaties, ongeacht wie de eigenaar is van het toestel. Zodoende zijn er voldoende beheer- en beveiligingsmogelijkheden voor alle toestellen die in de organisatie gebruikt worden.

Uitdagingen bij het mobiliteitsbeleid
Organisaties zien een aantal uitdagingen bij het opstellen en uitvoeren van een mobiliteitsbeleid. De kennis van medewerkers over mobiliteit blijkt vaak onvoldoende. Trainingen, duidelijke uitleg en ondersteuning op gebruikersniveau kunnen daaraan bijdragen. Het is belangrijk om medewerkers te betrekken bij het opstellen en uitrollen van het beleid. Zodoende ontstaat er betrokkenheid en wordt het beleid ontwikkeld in samenwerking met de gebruiker in plaats van een top-down verplichting.

Informatiechaos bron van ergernis
Een anders aspect dat meegenomen dient te worden in een mobiliteitsbeleid is de wijze waarop medewerkers omgaan met informatie. IT-professionals ergeren zich eraan dat collega’s informatie onzorgvuldig opslaan. Een integraal informatieveiligheidsbeleid kan deze ergernissen voorkomen. Het is daarbij raadzaam speciale aandacht te geven aan het correct opslaan van informatie onder eenduidige, consequente documentnamen. Op die manier wordt voorkomen dat informatie kwijtraakt of niet actueel meer is. Ook het opslaan van bestanden in de cloud is een oplossing die de informatiechaos in toom kan houden.