'Slim scannen bespaart tijd en kosten'

Hekkelman advocaten is gespecialiseerd in arbeidsrecht, ondernemingsrecht, overheid en vastgoed en familie- en erfrecht. Vanuit het kantoor in Nijmegen zetten de 80 medewerkers, waarvan 43 advocaten, hun expertise in om cli?nten optimaal te begeleiden. Het ICT-netwerk wordt beheerd door Xinno B.V. uit Amsterdam, dat ook zorgdraagt voor het veilig onderbrengen van de server.

Partner in printbeheer is Ricoh Document Center in Nijmegen. "Omdat er dagelijks veel documenten worden gedeeld met onder andere rechtbanken, Raad van State, UWV en klanten is het zaak dat de uitwisseling ervan zo effi-ci?nt mogelijk verloopt", aldus Janine Huijsman, stafmanager ICT, Marketing & Facility.

Verlaging papierverbruik

Huijsman: "Wij printen veel processtukken die we na scanning en digitale opslag verzenden naar diverse rechtbanken. Met het in werking treden van KEI, Kwaliteit en Innovatie rechtspraak, gaan steeds meer rechtbanken over op digitaal werken. Het verplicht digitaal procederen is sinds 1 september 2017 van start gegaan bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland.

Wij wilden destijds in ieder geval klaar zijn voor een volledig digitaal documentverwerkingsproces. Ook het werken met dubbele schermen en iPads om vakliteratuur te benaderen draagt bij aan verlaging van papierver-bruik en afdrukkosten."

Snel scannen, eenvoudig beheer

Om de documentprocessen effici?nter te laten verlopen, installeerde Ricoh zeven Multifunctionals (MFP's) en software voor follow-me printing, slim scannen, beheer en registratie. Alphard van Bommel, support medewerker ICT: "De software registreert de status van alle afdrukactiviteiten en ver-bruiksmaterialen. Heel overzichtelijk. Toners bestelt het systeem automa-tisch, handig en tijdbesparend." Huijsman: "Het scannen op de moderne MFP's gaat razendsnel, 180 pagina's per minuut! Documenten worden gescand en zijn op pdf doorzoekbaar. Ideaal. Dankzij het follow-me printsys-teem kunnen we vertrouwelijk printen via een persoonlijke code. Tijd- en locatieonafhankelijk. We printen nu veel bewuster, dit voorkomt overbodige prints."

Besparing afdrukkosten en tijd

Huijsman, ten slotte: "Zo hebben we met de specialisten van Ricoh Do-cument Center alle print- en scanfaciliteiten geheel volgens onze wensen ingericht. Naast besparing van papier en andere afdrukkosten besparen we ook veel tijd. Vooral qua beheer. Het inzicht in wie, wat, waar print stelt

ons ook eenvoudig in staat tot een heldere kostendoorberekening. Wij blij-ven uiteraard altijd scherp. Waar we kansen zien nog meer documentproces-sen te versnellen, zullen we die grijpen. Hekkelman advocaten is in elk geval al klaar voor een volledig digitaal verwerkingsproces van onze processtuk-ken. Een goede zaak!"

Bram van Teeffelen, accountmanager RDC

en vast aanspreekpunt voor

Hekkelman advocaten

Case study: Hekkelman advocaten

digitale administratie column