Vergaderen zonder muren

Vergaderen

zonder muren

In een vergaderproces zijn er vier aspecten die van belang zijn bij het succes van een vergadering; de werkwijze of procedure, de interactie tussen de aanwezigen en de fysieke omgeving. Tot voor kort was met name de inhoud belangrijk en lag de focus bij het behalen van resultaten. De overige aspecten verdwenen naar de achtergrond. Tegenwoordig wordt er steeds vaker naar niet-inhoudelijke aspecten gekeken en verschuift de focus meer naar de fysieke omgeving.

Dagelijkse taken

Vergaderen in de eigen kantooromgeving zorgt er vaak voor dat je tijdens het vergaderen denkt aan je dagelijkse taken die nog op je wachten of aan alle mails die ondertussen binnenstromen. Door deze gedachten ben je minder gefocust op het doel van de vergadering en ben je vooral bezig met de tijd. Je wacht onrustig af totdat je weer achter je bureau kunt kruipen om je werk op te pakken. Mensen die veel in de natuur komen, zien hun huisarts minder en hebben minder last van depressies, diabetes en longaandoeningen, zo blijkt uit wetenschappelijk onderzoek. Bovendien zorgt de zon voor aanmaak van vitamine D. Ook heb je minder last van stress wanneer je in de buitenlucht bent. Zo laat een Australische studie zien dat studenten die 40 seconden naar een groen dak hebben gekeken, aanzienlijk geconcentreerder zijn.

De KantoorKaravaan, een organisatie die inspirerende flexwerkplekken en vergaderlocaties in de natuur aanbiedt, creeert idyllische werkplekken midden in de natuur, met kampvuur tijdens de lunch en koffie op zonne-energie. Vergaderen in een Mongoolse yurt (wel compleet met beamer, whiteborard en flip-over) of in een houtgestookte hottub; het is allemaal mogelijk. Voor de ontspanning tussendoor biedt de KantoorKaravaan workshops als imkeren, vuurmaken, yoga, composttoiletten maken en excursies met een ecoloog.

Het Groene Leven Lab

Het Groene Leven Lab, een tijdelijke urban farm bij de VU Universiteit campus in Amsterdam huisvest moestuinen voor studenten, personeel en de voedselbank, een mushroom grower en een café. Het Groene Leven Lab is nog steeds in ontwikkeling. Tussen de hoge kantoorgebouwen is naast een moestuinencomplex een stuk grond ingezaaid met kamille, dille en klaprozen. Op dit 'blotevoetenveldje' kunnen werknemers uit het zakencentrum tijdens hun lunchpauze de aarde onder hun voeten voelen en de kruidige geur opsnuiven. In een doorzichtige 'dome' kunnen ze vergaderen met 360 graden uitzicht op de tuin. Dit 'buitenlaboratorium' geldt als proeflocatie voor onderzoek naar het effect van werken en vergaderen in het groen. Het is een wereldwijde primeur dat op deze manier het effect van groen op de werkende mens wordt onderzocht.

Bewegen

In de buitenlucht vertoeven en bewegen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Tijdens het bewegend vergaderen moet de intensiteit wel laag zijn, oftewel je moet met elkaar kunnen blijven praten. Wandelen is daarvoor een ideale bezigheid. Als het lekker weer is kun je er ook voor kiezen om wandelend te vergaderen. Voordeel is dat het creatieve denkvermogen stijgt met gemiddeld 60 procent wanneer je wandelt. En buiten zijn er veel minder afleidingen dan op kantoor waardoor het overleg buiten ook productiever is dan binnen. Plus je komt lekker in beweging in plaats van stil te staan of te zitten.

Maar je kunt natuurlijk ook kiezen voor een vergadering binnen en een break in de buitenlucht. Diverse activiteiten worden hiervoor aangeboden. Zoals Tai Chi, een vorm van bewegen met als doel de gezondheid van lichaam en geest te bevorderen. Een uitstekend medicijn tegen stress. Maar je kunt ook gaan schermen, quad rijden, handboogschieten, mountainbiken of een bootcamp volgen.

Dieren

Als break voor een vergadering in de buitenlucht wordt ook regelmatig de hulp ingeroepen van diverse dieren, zoals schapen, roofvogels, honden en paarden. Tijdens een workshop paardencoaching reflecteert het paard het menselijk gedrag en kan op deze manier confronterend en direct behulpzaam zijn bij zelfonderzoek. Paardencoaching is een metafoor als het om personal coaching, zelfmanagement, zelfkennis en zelfontwikkeling gaat. Om hierdoor uiteindelijk beter op het werk, in het team of op de afdeling te kunnen functioneren. Tijdens een roofvogelworkshop ervaren de deelnemers de intense emoties van een valkenier en bij schapendrijven krijgt een groep inzicht in communicatieve vaardigheden en de samenwerking onderling. Een workshop spiegelen met honden laat de deelnemers zien waar talenten en ontwikkelpunten van de deelnemers liggen, doordat een hond reageert op onbewuste signalen.

Kortom, door de flora en fauna op te zoeken, krijg je meer inspiratie en inzicht in je eigen manier van denken en doen. Dus weg met die muren en duik de natuur in! n

Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat vergaderen in een natuurlijke omgeving veel positieve invloeden heeft op de deelnemers. Zo zit de lucht er vol zuurstof, in tegenstelling tot veel kantoorruimtes. Bovendien blijkt de aanblik van natuur stressverlagend te werken, waardoor de deelnemers zich beter kunnen concentreren. Ruil het kunstlicht in voor de zon en de airco voor de buitenlucht. Ga vergaderen zonder muren!