Een boardroomvergadering of training in Jaarbeurs MeetUp of een groot event in het congrescentrum Supernova? Jaarbeurs in Utrecht heeft voor elk event en elke doelstelling wel een zaal die perfect past zowel qua uitstraling als capaciteit en setting.

Accountmanagers Fleur van den Berg en Moniek Dirksz - Kuper hebben de afgelopen maanden weer diverse opdrachtgevers mogen ondersteunen bij het organiseren van hun evenementen in de congres- en vergaderlocaties van Jaarbeurs. Moniek: “We merken dat onder andere de bedrijven die op zoek zijn naar een locatie die goed bereikbaar is, net als wij direct naast Utrecht Centraal station zijn gevestigd, ons vergadercentrum Jaarbeurs MeetUp uitstekend weten te vinden. Hier vind je dertig zalen van diverse grootten, van een boardroom voor vier personen tot een geschakelde congreszaal voor 240 personen. Deze zalen worden regelmatig ingezet voor de wat kleinere bijeenkomsten zoals vergaderingen en trainingen. Wanneer een opdrachtgever een plenaire zaal en meerdere sessiezalen nodig heeft, boeken we deze zo veel mogelijk op één verdieping. Voor alle bijeenkomsten geldt dat de deelnemers in de centrale hal bij het cateringplein koffie en thee kunnen halen en de lunch geserveerd krijgen. Dat houdt het overzichtelijk en bevordert het netwerk-element van de bijeenkomst.”

Unieke congreszalen voor je evenement
Opdrachtgevers met wat omvangrijkere, complexe events kunnen terecht bij Jaarbeurs beurs- en congresgebouw, waar Media Plaza en Supernova te vinden zijn. Fleur: “Beide congrescentra liggen boven het bekende hallencomplex aan de andere zijde van het gebouw en kunnen exclusief worden afgehuurd. De zalen van Media Plaza en Supernova zijn samen goed voor een enorme verscheidenheid aan sfeer, inrichting en capaciteit. Bij het ontwerpen van de zalen is ook veel nagedacht over het creeeren van unieke ruimtes die de deelnemer echt bijblijven en het doel van het event bevorderen. Er wordt bijvoorbeeld met lijnen en lichtelementen gewerkt zodat deelnemers automatisch op één centraal punt van de zaal focussen. De zalen en de foyer in Supernova hebben een futuristische uitstraling die bijvoorbeeld goed passen bij events met de toekomst als thema. Zo zijn de zalen Expedition en Quest ingericht als ruimtecapsules.  Moniek: “Supernova heeft een ruim opgezet cateringgebied. Deze wordt vaak als kleine beurs- of informatievloer ingezet met 35 tot 40 stands. Verder heb je er vier grote sessiezalen.”
Congreslocatie Media Plaza heeft wel twintig zalen en foyers. Heb je een grote plenaire ruimte met een aantal kleine sessiezalen nodig, of juist een kleinere plenaire zaal met veel break-outs? Bij elk event kunnen we kijken wat het beste bij het event, de doelstelling en de voorkeur van de opdrachtgever past. Bij het Polargebied ga je bijvoorbeeld letterlijk een schuifwand door naar jouw exclusieve omgeving. Het bestaat uit een mooie strakke, grote plenaire zaal met acht omringende sessiezalen. Het Auditoriumgebied biedt een bijzondere maar praktische plenaire zaal met meerdere unieke kleine zalen die zo kan worden ingedeeld dat je toch een intiem event kunt organiseren.”

Zowel de zalen in de Jaarbeurs MeetUp als de congrescentra zijn bovendien zeer gebruiksvriendelijk. Fleur: “Alle ruimtes zijn ‘plug and play’. Er zit een flinke basis aan techniek, verlichting en audiovisuele middelen in die zeer makkelijk te bedienen zijn. Bovendien heb je als opdrachtgever altijd een vast aanspreekpunt vanaf de aanvraag tot aan het event, waarbij je op de dag zelf kunt rekenen op de service en ondersteuning van een dedicated meeting host.”

Beatrix Theater inzetten voor een bijzondere beleving
Opdrachtgevers kunnen eveneens terecht bij het Beatrix Theater, dat buiten de diverse voorstellingen om als congres- en eventlocatie kan worden ingezet. Moniek: “Denk aan een bedrijfsfeestje in de Stage Entertainment Lounge met uitzicht over het Jaarbeursplein, of in de exporuimte achter de theaterzaal. De theaterzaal zelf kan heel makkelijk in omvang worden aangepast waardoor je toch de intieme sfeer van een kleinere zaal hebt. We merken dat opdrachtgevers voor hun event het theaterzaal ook graag combineren met de zalen in Jaarbeurs MeetUp, beide staan in directe verbinding met elkaar.”
 
Meest duurzame locatie
Naast de diversiteit aan locaties en zalen weten opdrachtgevers Jaarbeurs ook te vinden wanneer een duurzame evenementenlocatie op het wensenlijstje staat. Fleur: “Sinds een aantal jaar timmeren we hard aan de weg om de meest duurzame locatie van Europa te worden. Zowel bij de beurzen in de hallen als bij de congreslocaties bestaat onze catering voor 90% uit vegetarische gerechten en voor 10% uit visgerechten, afhankelijk van de doelgroep. Voor de opdrachtgevers van congressen en events hebben we een mooi Foodbook met alle gerechten en hapjes samengesteld. Al onze producten komen van lokale en/of duurzame leveranciers, waaronder de Koekfabriek in Utrecht en de Verspillingsfabriek. In de keuken gebruiken we het camerasysteem van Winnow dat exact in de gaten houdt hoeveel er wordt weggegooid. Daar passen we onze catering op aan. Ook planten we voor elke boeking een boom en kunnen opdrachtgevers ervoor kiezen om extra bomen te planten. Omdat we ook op veel andere vlakken verduurzamen, hebben we al onze initiatieven en samenwerkingsverbanden gebundeld in een ‘duurzaamheidsboek’.”

Zowel bij het selecteren van de juiste zaal en adviseren over andere benodigde zaken als het verduurzamen van de bijeenkomst, denkt het team van Jaarbeurs graag mee. “We hebben voor elke bijeenkomst wel een passende zaal en maken graag gebruik van onze eigen ervaring en kennis om te helpen de evenementen van onze klanten nog succesvoller te laten zijn.”

Certified Healthcare Venue
Naast duurzaamheid zet Jaarbeurs in op goede gezondheidszorg. Om alle zorginstanties een platform te bieden waar zij elkaar kunnen vinden en samenwerken, heeft Jaarbeurs de Dutch Health Hub opgericht. Het platform is ook organisator van Dutch Health Week, een week waarin diverse events, congressen, masterclasses en de vakbeurzen Zorg & ICT, Zorg & Facility en Zorg & Food plaatsvinden. Jaarbeurs is zelf een Certified Healthcare Venue, waarmee zij aantonen dat voldoen aan de specifieke benodigdheden die bij het organiseren in de medische sector worden gevraagd. Diverse teamleden zijn hier specifiek voor opgeleid en dragen de titel Healthcare Champion. Dat betekent dat zij de juiste ervaring hebben en zorgpartijen kunnen ondersteunen en faciliteren bij het organiseren van hun bijeenkomsten.