Communicatie op evenementen: noodzaak en beleving

We kennen het vast wel van het journaal: de treinen rijden vertraagd of helemaal niet. De mensen op de drukke perrons wordt gevraagd naar de ervaring. En vrijwel altijd komt de frustratie naar boven. Niet over het feit dat er een calamiteit is, maar dat er niet, onjuist of onvoldoende over wordt gecommuniceerd. Communicatie is een menselijke basisbehoefte. Niet zoals eten en drinken, maar we willen wel geïnformeerd worden. Voor vol aangezien worden en serieus genomen worden.
 
Fotografie: Ole Rethans 
 
Verwachtingsmanagement stopt niet bij de ingang
Als we bijvoorbeeld naar een theater gaan, weten we min of meer intuïtief dat wanneer de gong klinkt, we in de zaal verwacht worden. Soms klinkt er een fragment van één van de populairste nummers uit de musical. Of is er een stem die ons uitnodigt.

Dat klinkt allemaal heel logisch en vanzelfsprekend. Maar bij B2B-events is dit niet altijd het geval. Op één of andere manier gaan wij toch wat meer uit van de zelfredzaamheid van de bezoeker, gast of deelnemer. We hebben een programmaboekje gemaakt. Op banners of schermen staan alle tijden vermeld. Dus men weet wanneer men waar wordt verwacht. Het wordt ook een beetje gezien als de eigen verantwoordelijkheid. Je hoeft deze mensen niet te vertellen wat ze moeten doen, ze mogen zelf kiezen.
 
Waarschijnlijk is deze aanname te kort door de bocht. Want als je naar een event gaat, weet je dan echt exact wat je te wachten staat? Juist bij events worden mensen verrast om de beleving te optimaliseren. Maar als je niet weet dat een plenair programma staat te beginnen, of dat het juist iets is verlaat, dan voel je je onmiddellijk onzeker. En misschien zelfs een beetje verloren?
 
Begeleiding is meer dan bewegwijzering
Het is juist heel belangrijk om duidelijk naar alle aanwezigen te communiceren. Dat geeft niet alleen een gevoel van veiligheid en vertrouwen. Het zorgt ook voor verbinding en beleving. Je gaat namelijk samen ergens aan deelnemen.
 
Ga maar na bij jezelf. Als je in een programma kijkt en je weet hoe laat het begint maar je ziet nog niet veel mensen bewegen, ga jij dan als eerste ergens naar binnen?
Of wacht je op die gong? Of die warme stem die je vriendelijk uitnodigt en vertelt welke kant je op moet? Of als je in de rij staat bij een buffet, hoe fijn is het als iemand je attent maakt op eenzelfde uitgiftepunt waar het heel rustig is. Dat voelt gastvrij. Je voelt je gezien. Communicatie wordt beleving.
 
En we leven in een mooie tijd wat dat betreft. Vroeger had je de stadsomroeper die zijn uiterste best deed om burgers te informeren. Later reed er nog wel eens een geluidswagen door de straat om te vertellen dat het water tijdelijk werd afgesloten bijvoorbeeld.
 
Communicatie = ervaring
Nu hebben we ontelbare digitale mogelijkheden. LED-panelen, tv-schermen, apps op je smartphone die je in realtime kunnen informeren. Entertainers met flitsende borden of lichtgevende attributen. En natuurlijk nog steeds de ‘Voice-of God’ (stem buiten beeld). Die onzichtbare stem die je vertelt dat het leuk wordt. Die je vriendelijk wegwijs maakt. Of je enigszins streng toespreekt als het ergens te druk wordt. En het blijkt dat bij alle mededelingen gasten blij zijn. Omdat ze worden geïnformeerd. En zelfs bij vervelende mededelingen is er begrip. Mensen zijn kuddedieren. Ze willen weten wat er gebeurt. En volgen liever een stem dan een scherm.
 
In een programma kun je met muziek, bewegend beeld en ook met een stem feitelijk communiceren. Maar net zo makkelijk kun je de belevening versterken. Door de juiste woorden te kiezen. De intonatie die spanning oproept, anticipatie. Of juist ontspanning en blijheid. Het zijn krachtige middelen om te informeren, amuseren en inspireren.
 
Natuurlijk heb je nog de ontruimingssystemen die bij locaties in werking treden als er echt iets aan de hand is. Vooral dan wil je snel, accuraat en juist worden geïnformeerd.
 
Kortom, naast alle communicatie vooraf en na afloop van een event, is die tijdens het event net zo belangrijk. Het draagt bij aan de beleving en het professionele karakter.
 
Vijf tips voor heldere communicatie
 
-Communiceer via beeldschermen. Er zijn hele goede systemen beschikbaar die de informatie zeer snel kunnen updaten. Met specifieke informatie per scherm.

-Gebruik een event-app met push-berichten om updates te sturen. Maar niet uitsluitend. Want in een rumoerige ruimte worden berichten geheid gemist. En niemand zit continu op de app te kijken.

-Gebruik muziek als herkenning. Noem het de B2B-gong. Je kunt gasten triggeren met zo’n muziekje en daarmee publiekstromen op gang brengen.

-Gebruik voice-overs om direct met gasten te communiceren. Zorg voor een professionele stem. Of iemand uit de eigen organisatie met een helder stemgeluid en de juiste ‘tone of voice’. Je zult zien dat mensen luisteren en doen wat je van ze vraagt.

-Zorg voor een gedegen geluidsinstallatie zodat de boodschap ook echt aankomt.


Of je nu informeert, enthousiasmeert of instrueert – effectieve communicatie is onzichtbare service.

En vaak hoor je het... via een microfoon.
 
René Pouwelse is event regisseur/showcaller en is vanuit die hoedanigheid altijd bezig met communicatie op events. Zowel digitaal, visueel als mondeling. Dat is ook de reden dat hij altijd zijn eigen microfoon meebrengt.