Checklist voor bedrijven

1) Stel een plan van aanpak op

Het is verstandig om een coördinator aan te stellen die de veranderingen voor uw bedrijf in kaart brengt. Deze veranderingen zijn vaak breder dan gedacht. Zo raakt bijvoorbeeld het gebruik van IBAN als rekeningnummer niet alleen de administratie en software, maar moeten ook de communicatiemiddelen worden aangepast waar het rekeningnummer op vermeld staat. Als in kaart is gebracht wat de veranderingen en mogelijkheden zijn voor uw bedrijf, kunt u op basis hiervan een plan van aanpak opstellen.

2) Bepaal de overgangsdatum

Na 1 februari 2014 kunt u het huidige rekeningnummer en de huidige incasso’s en overschrijvingen niet meer gebruiken. Tot 1 februari 2014 geldt een overgangsperiode, waarin zowel de huidige standaarden als de nieuwe standaarden gelden. U kunt nu al gebruik maken van de nieuwe betaalproducten. Kies voor uw overgang een realistische datum.

3) Informeer personeel, klanten,

leveranciers en andere relaties

Breng uw relaties zo spoedig mogelijk op de hoogte van uw IBAN en wanneer u overgaat. U beschikt al over een IBAN, deze kunt u vinden op uw rekeningafschriften of via internetbankieren. Verzamel daarnaast de IBAN’s van uw klanten, medewerkers, leveranciers en andere relaties en wijzig deze gegevens in uw administratie. U kunt alle huidige rekeningnummers in één keer naar IBAN over laten zetten via www.ibanbicservice.nl. Zorg verder dat uw facturen, formulieren, briefpapier, websites en andere communicatiemiddelen waar uw rekeningnummer op staat, tijdig worden aangepast aan IBAN.

4) Maak tijdig afspraken met uw

softwareleverancier

Als u gebruik maakt van software voor uw boekhouding en bedrijfsvoering, dan betekent het dat u een aantal aanpassingen moet doen. Zo zullen alle databases waarin rekeningnummers zijn opgenomen, omgezet moeten worden naar IBAN. Ook verandert de standaard voor het aanleveren van betaalopdrachten naar ISO 20022 XML formaat. Het is belangrijk om te bepalen welke consequenties deze veranderingen hebben voor uw systemen en software en wat de doorlooptijden hiervan zijn. Neem daarom contact op met uw softwareleverancier.

5) Bepaal de consequenties van de nieuwe incassostandaarden

De nieuwe standaarden vragen ook om wijzigingen in bedrijfsprocessen. Dit geldt met name voor de nieuwe standaarden voor de incasso, waarmee ook van consumenten en bedrijven in andere landen geïncasseerd kan worden. Zo gelden er andere termijnen voor de aanlevering van incassobatches bij de bank. Ook zijn er richtlijnen over het vooraf informeren van debiteuren over het bedrag en het moment dat u gaat incasseren (prenotificatie). Voor het gebruik van de incasso heeft u een nieuw contract met de bank nodig. Om te kunnen incasseren zijn verder aanvullende gegevens nodig zoals incassant ID (deze ontvangt u van uw bank), het kenmerk van de machtiging (een uniek kenmerk dat u zelf kunt bepalen), de IBAN van de debiteur en de datum van ondertekening van de machtiging.

6) Laat u goed informeren door uw bank

De betaalvereniging biedt u uitgebreide documentatie over de bestandsformaten, stappenplannen voor incasso’s en waar bankspecifieke informatie te vinden is over aanlevertermijnen en -procedures. Banken bieden hun klanten verder informatie op de eigen website, bieden checklisten aan en bieden waar nodig (telefonische) ondersteuning. Stem eventueel met uw bank de overgangsdatum af, specifieke bankgerelateerde aspecten en de ondersteuning die uw bank u kan bieden.

Bron: www.overopiban.nl

rivierenland business | nummer 1 | maart 2013