Waarom je projecten blijven falen (en hoe je daar eindelijk mee stopt)

Deadlines worden gemist. Budgetten ontploffen. Teams raken gedemotiveerd. En aan het eind wijst iedereen naar elkaar in plaats van naar oplossingen. Dat moet anders, dacht Tim Kieft, auteur van het boek 'No-nonsense projectmanagement' en ontwikkelaar van de TARGET-methode. 

Volgens onderzoek van het Project Management Institute haalt minder dan twee derde van alle projecten hun doelstellingen. Andere studies, zoals die van de Standish Group, tonen aan dat 65 tot 80 procent van alle IT-projecten niet aan de verwachtingen voldoet of zelfs volledig mislukt. "De sombere cijfers doen mij denken aan een project van een paar jaar geleden, een ervaring die me nog altijd helder voor de geest staat", blikt Tim terug.  "De vergaderruimte rook naar oude koffie. Aan het hoofd van de tafel zat Bart, een man die niet voor niets 'bulldozer' werd genoemd. 'We hebben geen tijd voor al die processen. Gewoon doen', blafte hij naar een jonge projectleider. Twee maanden later lag het project in puin. Het team was uit elkaar gevallen en de deadlines waren ver overschreden. Het meest tragische? Dit was vermijdbaar geweest."

Uit Tim's ervaring met vele projectecten heeft hij een patroon gezien: "Enthousiast begin, somber einde. Projectmanagement wordt vaak nodeloos ingewikkeld gemaakt, terwijl het juist makkelijker en praktischer kan. Ken je dat gevoel? Dat je tijdens een project denkt: wie houdt hier eigenlijk het overzicht?"
 
De valkuil van complex jargon
Het voorbeeld van de bulldozer illustreert een breder probleem. "We verwarren complexiteit vaak met competentie", benadrukt Tim. "Heb je ooit in een vergadering gezeten waar iemand termen gebruikt als 'scope creep' of 'stakeholder mapping'? Je knikte waarschijnlijk instemmend, terwijl je dacht: wat betekent dit eigenlijk? Projectmanagement is in de loop der jaren te ingewikkeld geworden. Uitgebreide stakeholderanalyses en dagelijkse stand-ups klinken indrukwekkend, maar maken ze je werk echt eenvoudiger?"
 
De TARGET-methode: een praktisch kompas
 Op basis van praktijkervaring en met dank aan inzichten van vele collega's heeft Tim de TARGET-methode ontwikkeld. "Het is geen revolutionaire uitvinding, maar een verzameling van zes principes die in mijn ervaring goed werken", aldus Tim. 
 
T - Topmanagementbetrokkenheid: de directie moet niet alleen bij de kick-off aanwezig zijn, maar ook als er problemen ontstaan. Zonder beslissingsbevoegdheid stagneert een project.
A - Analyse vooraf: besteed 10 procent van je projecttijd aan analyse. Het voorkomt dat je halverwege ontdekt dat je de verkeerde kant op bent gegaan. Daarmee houd je de overige 90 procent in de hand.
R - Risico's prioriteren: focus op de drie belangrijkste risico's. Veel teams maken een lijst met risico's die vervolgens in een la verdwijnt, zoals een brandblusser die in de kelder staat.
G - Geplande check-ins: een wekelijkse check-in van vijftien tot dertig minuten kan uren aan probleemoplossing besparen. Teams die hiervoor "geen tijd" hebben, verliezen juist de meeste tijd.
E - Expertsessies: luister naar mensen met specifieke kennis. De beste leiders stellen de juiste vragen aan de juiste mensen.
T - Taakbewaking: "Wie doet wat wanneer?" Als je team deze vraag niet snel kan beantwoorden, heb je een probleem.
 
De kracht van eenvoud
Tim benadrukt dat zijn aanpak natuurlijk niet de enige weg naar succes is. "Afhankelijk van de context kunnen andere methoden ook effectief zijn. Wat ik wel heb gezien is dat eenvoud vaak werkt waar complexiteit faalt. In een vervolgproject na het bulldozerincident implementeerden we bij dezelfde klant de zes principes. Geen ingewikkelde processen, gewoon zes basisprincipes consequent toegepast. Het resultaat? Een project dat op tijd en binnen budget werd afgerond."
Projectmanagement hoeft volgens hem niet ingewikkeld te zijn. "Het begint met gezond verstand: wat moet er gebeuren, wie gaat het doen, en hoe zorgen we dat het gebeurt? Want projecten mislukken meestal niet door te weinig complexiteit, maar door te weinig eenvoud. En eenvoud? Dat is verrassend moeilijk. Maar het werkt wel."



Tim Kieft - No-nonsense projectmanagement
Voor managers en ondernemers die het graag simpel houden
ISBN: 9789461266583