Die regieruimte, is dat echt nodig?

Je herkent het vast wel. Je hele evenement is voorbereid. De klant komt voor het eerst de locatie binnen tijdens de laatste voorbereidingen. Vaak onder de indruk van podium, beeld, licht en geluid. En dan ziet hij of zij de zwart afgerokte ‘schutting’ achter in de zaal. Beter bekend als ‘de regie’.

Met interesse, enige schroom en onrustig gevoel wordt de bovenstaande vraag gesteld. En het is een legitieme opmerking. Maar laten we dat eens analyseren.
 
De basis van de regieplek
Bij elk redelijk uitgebreid event, zoals een congres, heb je te maken met minimaal vier disciplines: podium, geluid, licht en beeld (of AV). Die techniek bepaalt voor een groot deel het succes. Sprekers en artiesten moeten goed te zien en te horen zijn, presentaties moeten vlekkeloos lopen, en video’s, branding of interactieve tools moeten op het juiste moment verschijnen. Geluid, licht en beeld vragen om apparatuur en bediening. En vaak is er ook nog een regisseur of showcaller met een eigen laptop. Samen vormen zij ‘de regie’.
 
Moet het in de zaal staan?
Op deze begrijpelijke vraag is het antwoord volmondig JA. Een geluidstechnicus kan niet achter een muur of buiten de zaal zitten. Hij moet zien wie er spreekt of zingt en horen hoe zijn handelingen uitpakken in de zaal. Ook een lichttechnicus moet direct kunnen zien wat er op het podium gebeurt. Elke schuif of knop op de desk correspondeert met lampen die invloed hebben op sfeer, zicht en aandacht.

Beeldtechniek zou in theorie elders kunnen staan, maar dat bemoeilijkt de samenwerking. In de zaal kunnen technici direct schakelen bij veranderingen in het programma of last-minute aanpassingen van een spreker. Directe communicatie verloopt prettiger dan via intercom.

De uitzondering is livestreams of opnames. Dan is het juist beter om de regie buiten de zaal te plaatsen, zodat de focus volledig ligt op de monitoren die het opgenomen beeld weergeven.

De daadwerkelijk ruimte
Om vooraf een inschatting te maken van de noodzakelijke ruimte, is het belangrijk alle technische ins en -outs op een rij te hebben.
 
Geluid
Het aantal microfoons en andere geluidsbronnen bepaalt namelijk de afmeting van de controledesk (of mixer). Drie sprekers, een dagvoorzitter, achtergrondmuziek en een videoweergave zijn al minimaal acht kanalen. De meeste mixers beginnen bij twaalf kanalen. Is er livemuziek bij dan kan het aantal noodzakelijke kanalen al snel oplopen. Bij een live band begint het vaak al bij 24 kanalen. En één meter breed is echt wel een soort minimum.
 
Licht
Voor licht geldt hetzelfde. Elke lamp is een kanaal op het bedieningspaneel. En kijk voor de grap eens naar het plafond en ga dan tellen. Je zult versteld staan van het aantal spots.
 
Beeld (of AV)
Beeld dat vanuit de zaal wordt aangestuurd, is al snel een bonte verzameling van laptops of desktop computers. Eén of meer laptops voor PowerPoint of andere presentatieprogramma’s. Computer(s) voor videoweergave van beelden die niet in een presentatie zitten. Computer(s) voor interactieve sessies zoals Mentimeter. Een timer om de spreker te informeren over de resterende spreektijd. Kortom, zes tot acht laptops is heel gewoon. Tel daar nog een videoswitcher of mediaserver bij op plus een reeks monitoren om vooraf beelden te controleren, en je bent al snel drie meter breed.
 
Uitbreiding per event
Afhankelijk van het programma komen daar nog andere zaken bij zoals livemuziek, een DJ en/of VJ, special effects zoals vuurwerk, CO2 of confetti, laser of ‘vliegende objecten’. Elk extra onderdeel vraagt om eigen bediening en dus meer ruimte, vaak allemaal met zicht op het podium.
 
Zorg dat de ruimte gereserveerd is
Je hebt dus al snel een ruimte van zo’n 6 bij 2,5 meter nodig om de bediening van techniek kwijt te kunnen. Als er voldoende ruimte is, zal dat geen probleem opleveren. Maar wat als je stoelen gaat intekenen. Dat is dan wel iets om rekening mee te houden. Of bij een diner kan dat zomaar twee gedekte tafels schelen. Ook in een theater speelt dit met het oog op het aantal beschikbare (vaste) stoelen. Dus, meten is weten.
 
Samenvattend
De regieruimte is dus nodig. Er staat zelden iets dat onnodig of niet functioneel is. En er wordt in de voorbereiding echt gedacht het zo compact mogelijk te maken. Technici zijn zich bewust dat ze een visueel ‘obstakel’ zijn in de vaak mooi gedecoreerde ruimte. Daar is overigens nog veel te winnen. Door vooraf goed na te denken over decoratie, kan de regie worden meegenomen in het totaalbeeld van de ruimte. En dan wordt het geen losstaand ding, maar onderdeel van het event. En dat is exact wat het is. Een onlosmakelijk onderdeel van het event.
 
 Over René
René Pouwelse werkt als regisseur/showcaller op veel evenementen. En de vraag over de regieruimte moet hij meer dan eens beantwoorden. Het is dus verstandig hier vooraf rekening mee te houden en duidelijk over te communiceren. Zijn advies: maak het onderdeel van het totale zaalplan. Ook in decoratie.