We hebben meer last van de organisatie dan dat we er plezier van hebben. De remedie? Stop met zeuren, en ga (nieuw) organiseren.
Door Ben Kuiken
Organiseren is een werkwoord: het is iets dat je doet, en waar je bovendien moeite voor moet doen. En gelukkig zijn wij mensen daar heel goed in: door ons organisatietalent waren wij in de prehistorie bijvoorbeeld in staat om een mammoet te verschalken, en vliegen we binnenkort misschien naar Mars.
Zinloze afspraken
Om die hogere doelen te bereiken en niet iedere keer het wiel te hoeven uitvinden, hebben we nog iets slims bedacht. We hebben structuren ontwikkeld die de samenwerking vergemakkelijken. Denk aan afspraken over wie wat doet (de functieomschrijving), een verdeling van de buit (de cao-afspraken) en een hiërarchie (de hark). Maar natuurlijk ook de vergadering, e-mail, de bonus, protocollen, richtlijnen, verantwoording, de huisstijl en de manager.
De problemen ontstaan op het moment dat we denken dat die afspraken van God gegeven zijn. Als we vergeten dat het ‘maar’ afspraken zijn. Dan gaan we die structuren namelijk ook hanteren als ze helemaal niet functioneel (meer) zijn voor het doel dat we willen bereiken. Dan gaan we bijvoorbeeld op woensdagmiddag om twee uur vergaderen, omdat we nu eenmaal altijd op woensdagmiddag om twee uur vergaderen. Ook als er niets te melden valt. En dan stellen we managers aan, omdat alle organisaties van een zekere omvang nu eenmaal managers aanstellen. Of dan vragen we vakmensen om stapels formulieren in te vullen, omdat het systeem daar nu eenmaal om vraagt.
Boeven vangen
Dat is natuurlijk een enorme verspilling van tijd en talent. Maar nog erger is dat de mensen in organisaties daardoor niet meer toekomen aan hun eigenlijke werk. Af en toe horen we schrijnende berichten over zorgverleners, docenten of politieagenten die meer dan de helft van hun werktijd bezig zijn met vergaderen en het invullen van formulieren, tijd die ze niet kunnen besteden aan zorg, les geven of boeven vangen.
Gelukkig is de oplossing relatief eenvoudig. Net zo goed als dat we structuren kunnen bedenken die de professional vooral in de weg zitten, kunnen we ook structuren bedenken die ze ondersteunen. Daarvoor is het nodig dat we weer even teruggaan naar de essentie van hun werk, zoals goede zorg verlenen, talenten helpen zich te ontwikkelen of zorgen voor een veilige straat. Vervolgens ga je nadenken over de structuren die daaraan bijdragen. De rest laat je weg.
Nieuw organiseren
We noemen dat, bij gebrek aan een betere term, nieuw organiseren. Maar eigenlijk is het natuurlijk gewoon ouderwets goed organiseren. Gelukkig zijn mensen daar heel goed in.
Ben Kuiken is schrijver en ontregelaar. Hij is auteur van verschillende boeken, waaronder De PRET-factor en De laatste manager. Deze week verscheen zijn nieuwste boek Eerste Hulp bij Nieuw Organiseren. Ga voor meer informatie naar benkuiken.nl.
.jpg)
